Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проведение инвентаризации и оформление ее результатов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.

Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.

Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?

Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).

Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.

Небольшое отступление

Кто проводит инвентаризацию

Проверку совершает специально созданная для этих целей комиссия. Вот основные требования к этому органу:

• комиссия должна состоять из 2 или более человек;
• запрещается включать в комиссию материально ответственных лиц. Требование понятно: если заставить ревизировать товар подворовывающего продавца или замеченного в махинациях бухгалтера, он может воспользоваться ситуацией, чтобы замести следы преступления;
• а вот присутствие материально ответственного лица при проверке обязательно. Человек может дать комиссии необходимые пояснения, пояснить расхождения или элементарно рассказать, что и где лежит на складе;
• создание комиссии оформляется приказом руководителя организации. В нее включается бухгалтер или сам директор (ИП) в случае, когда штатного бухгалтера нет. Приказ имеет строго установленную законодательством форму — ИНВ 22 “Приказ о проведении инвентаризации”.

Зачем нужна инвентаризация товаров и в чем ее суть

Инвентаризация — это проверка фактических остатков товаров, которые есть в магазине и на складе, сверка их количества с данными из учетной системы. Если магазин не ведет учет, то инвентаризация помогает узнать, какие товары в наличии и чего не хватает. Из этих данных владелец магазина может сделать выводы о товарных остатках — активах его бизнеса.

Узнать, что реально есть в наличии. Магазин получает партию молока. Сотрудники принимают товары и заносят информацию в учетную систему. При продаже на кассе пачка молока списывается с остатков. Цифры в учетной системе не отражают реальность до конца: у части молока выходит срок годности, отдельные пачки воруют. Чтобы знать реальное положение дел, нужна инвентаризация.

Определить качество товара. При инвентаризации проверяют не только реальное количество товара, но и товарный вид: можно ли им торговать, не испорчен ли, не помят, есть ли ценник.

Понять, как работают сотрудники. Инвентаризация показывает недостачу или излишек товара. Причиной может быть воровство продавцов, невнимательность сотрудников, которые принимают товары, а также охраны магазина.

Инвентаризация дополняет учет и помогает владельцу магазина держать руку на пульсе.

Шаг 5. Принять меры по результатам инвентаризации

Теперь у владельца магазина есть документ, на основании которого можно внести изменения в учет и взыскать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других сотрудников. В крупном магазине эти решения закрепляют приказом об утверждении результатов инвентаризации, но это необязательно. Главное — оприходовать излишки и списать недостачу.

Излишки при инвентаризации — в фонд магазина. Товары принимают к учету по их закупочной стоимости на день инвентаризации. Бухгалтер начисляет сумму на финансовые результаты. Излишки учитывают в составе внереализационных доходов.

Недостача при инвентаризации — из зарплаты виновных. В крупных магазинах обычно есть норма убыли, недостача выше этой нормы удерживается с оплаты за работу продавцов и других виновных сотрудников. Если за прилавком стоит сам владелец магазина, он относит недостачу на убыток.

Недостача маркированных товаров — на списание в «Честный знак». Если магазин продает маркированные товары, например табак или обувь, недостачу кодов нужно списать в системе маркировки «Честный знак».

Как всё было на личном опыте

Начало инвентаризации было назначено на 9:30 утра, а завершить пересчет в торговом зале и открыть магазин для посетителей предполагалось в 14:00. Все сотрудники магазина (5 человек) были задействованы в инвентаризации. Для руководства процессом в магазин приехал системный администратор компании и я, как представитель компании — разработчика ПО для терминалов сбора данных. Перед началом инвентаризации системный администратор выгрузил из 1С на терминалы номенклатуру (а это около 70 000 позиций). Весь процесс выгрузки на 5 ТСД занял не более 10 мин.

Далее был проведен небольшой инструктаж сотрудников магазина, в ходе которого они научились создавать на ТСД новые документы и сканировать штрихкоды товаров. Для проведения инвентаризации большего и не требуется.

Терминалы раздали сотрудникам, каждому был назначен ответственный участок, и работа началась.

Шаг 2. Распечатать остатки из учетной системы

В крупном магазине инвентаризация начинается с того, что директор или управляющий выпускает приказ о проведении инвентаризации. Дальше в магазине создают комиссия из сотрудников. В небольшом магазине можно обойтись без этого документа и комиссии. Бланк приказа на инвентаризацию

Перед началом инвентаризации обязательно составляют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учетной системы и отмечают фактические остатки. Опись можно составить в свободной форме, но чаще заполняют бланк. Бланк инвентаризационной описи

Важно вводить в таблицу полное наименование, например «колбаса Краковская полукопченая». Так при проверке сотрудник не перепутает одну колбасу с другой.

Если владелец магазина не доверяет сотрудникам, он может дать им опись без указания остатков. Так они не смогут подогнать количество товара под цифры и скрыть недостачу. Еще вариант — поручить инвентаризацию сразу двум группам сотрудников, которые будут проверять данные друг друга.

Инвентаризация в Кабинете Дримкас

Предприниматель видит, какие товары на балансе у компании, может решить проблему пересортицы и устранить некорректные остатки.

Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.

Прекращаем внешние потери

Парадоксально, но факт — чаще всего одежду уносят с собой без оплаты постоянные покупатели магазинов. Согласно мировой статистике, кражи в магазинах одежды чаще всего совершают женщины до 40 лет. Они объясняют свои поступки тем, что слишком мало зарабатывают, чтобы позволить себе купить эти вещи. Так как повлиять на их доход вы не можете, принимайте профилактические меры.

1. Установите антикражную систему — ворота и датчики.
2. Поставьте систему видеонаблюдения. И больше внимания ей уделяйте зимой: у магазинных краж наблюдается определенная сезонность. Зимой попытки выноса товара без оплаты случаются чаще — почти ежедневно, так как под многослойной одеждой больше возможностей спрятать товар.
3. Защитите магазин от booster bags — сумок, проложенных фольгой. Чаще всего покупатели с такими сумками, не отвлекаясь на защитные средства, за считанные секунды наполняют свои сумки и выбегают из магазина. Защитить магазин можно с помощью установки металлодетекторов или объясняя продавцам, как определить посетителей с сумкой, внутри которой есть фольга.

Виды антикражных систем

Отдельно остановимся на антикражных системах, потому что это один из ключевых элементов системы защиты от внешних потерь. Известно три типа систем.

1. Радиочастотные

Самые распространенные и доступные системы.

К их достоинствам относится доступная цена; достаточно высокий уровень детекции в широких проходах между антеннами; подача тревожного сигнала на систему видеонаблюдения; повышенная чувствительность благодаря цифровой обработке сигнала.

Недостатком технологии является невозможность детектирования защитного контура вблизи металлических поверхностей.

2. Акустомагнитные

Самые точные системы со срабатыванием на уровне 95%. У таких систем высокая помехоустойчивость. Благодаря бесконтактной деактивации со звуковым оповещением защитные этикетки можно размещать внутри упаковки. Настраивать системы можно через программирование.

Однако такие системы дороже радиочастотных, и их сложнее устанавливать в упаковке товара.

3. Электромагнитные

Самые совершенные на данный момент системы. Товар защищается малозаметными прозрачными этикетками, при этом есть возможность защиты металлического товара и металлизированной упаковки. В системе обеспечена высокая степень обнаружения этикетки за счет применения новой цифровой технологии обработки сигнала. При отключении питания он автоматически настраивается.

Недостатками электромагнитной технологии являются низкий (по сравнению с радиочастотной и акустомагнитной технологиями) уровень детекции этикеток, сравнительно высокая цена, контактный способ деактивации металлических полосок, а также возможность влияния антенн на стоящие рядом кассовые мониторы с электронно-лучевой трубкой.

После проведения проверки, необходимо скорректировать фактические остатки. Если у вас не было излишка или недостачи, то документы остаются неизменны.

В случае если у вас появились излишки, их необходимо внести в приходный ордер.

Если недостача выявлена в пределах 1.7-2,3%, то она считается нормальной и называется естественной убылью. Сотрудников в таком случае наказывать не стоит. Если же цифра недостачи больше, то нужно найти ответственных лиц и поделить недостающую сумму между ними, не забыв списать эти товары с баланса.

При этом, важно не забывать о законе №402-ФЗ, и после завершения всех действий, скорректировать отчет в текущем операционном периоде.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

10.1. Уважаемая Татьяна, в данном случае надо понимать – есть у вас договор о материальной ответственности или нет? Надо изучать документы это ревизии и т.д.

К сожалению, чтобы развернуто ответить на Ваш вопрос, нужно больше информации.
Если кратко, то для того, чтобы привлечь работника к материальной ответственности нужно выполнить определенные законодательством условия.
Во-первых, с Вами должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Во-вторых, Ваша должность, либо обязанности по Вышей должности должны входить в перечни, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823.
В-третьих, с Вас должны взять письменное объяснение.
В-четвертых, работодатель должен точно установить сумму ущерба и выяснить причины его причинения. Сама по себе недостача без установления ее причин не может являться основанием для привлечения работника к материальной ответственности.

Вы не подписывали никаких бумаг, где признавали свою вину в недостаче и дали обязательство по возмещению ущерба? Если нет, то дождитесь решения ревизионной комиссии о причинах недостачи.
Если будет нужна помощь, Вы всегда можете обратиться к юристу.

В процессе переучета представители комиссионного состава обязуются проверять фактические данные и сопоставлять их с учетными ведомостями. Кроме того, необходимо проверять срок годности товара, фиксировать сведения о браке и прочих нарушениях.

Для внесения данных предусмотрена инвентаризационная опись ТМЦ в двух экземплярах – каждый необходимо заполнить. Один образец остается у работника бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Для сокращения продолжительности процедуры, следует учитывать товар по отдельным категориям. Каждый из членов комиссии должен контролировать, чтобы один товар был отсканирован только один раз.

Результаты переучета позволяют руководителю выявить излишки и недостачу. Если наименований много, а товар постоянно перемещается по торговым точкам, недостача может быть естественной. В таком случае она не превышает установленных норм.

Если недостача превышает принятую норму, управляющий принимает меры для усиления контроля. Излишки также не всегда являются нормой. За такую продукцию может уплачиваться удвоенный налог, а также проводиться двойная уплата поставщику.

Экономика цифры: кому выгодно computer vision?

Самую очевидную выгоду от внедрений технологии computer vision получают сети гипермаркетов. Чем больше магазин, тем больше ассортимент и выше трудозатраты на управление товародвижением.

Пока computer vision тестируют, главным образом, крупные сети, но решение Тгах подходит и начинающим, и нишевым игрокам.

«Затраты на управление цепочкой поставок будут возрастать с каждым месяцем, поэтому маленьким компаниям цифровизация тоже необходима, – считает Павел Попков. – Игрок, который не будет постоянно снижать издержки, быстро выйдет из бизнеса. Небольшая сеть может внедрять цифровые решения в коллаборации с производителями, заинтересованными в получении данных о продажах, создавать аналитические платформы для своих поставщиков.

Самое сложное при внедрении решения в крупных сетях – масштабирование. Чтобы полностью оснастить таких федеральных игроков, как «Пятерочка», «Магнит», «Лента», необходимо иметь технические возможности поддержания большого количества точек и стабильности работы системы. Кроме того, крупные сети имеют широкий и постоянно меняющийся ассортимент, и при таком масштабе камера должна уметь распознавать огромное количество товарных позиций.

Инфраструктура компании Trax позволяет развернуть технологическое решение на несколько тысяч магазинов, обеспечить сбор информации с камер разных видов и быструю обработку данных о товарах. Одна из уникальных фишек интегратора – умение обучить нейронные сети распознавать более тысячи SKU, что открывает большие возможности для разворачивания решения в глобальных розничных сетях.

«Кризис подстегивает ритейлеров инвестировать в цифровые технологии, и основной лозунг цифровизации – быстро, качественно, дешево и с минимальным вовлечением людей, – говорит Павел Попков. – Во времена турбулентности количество запросов, поступающих от крупных ритейлеров мира на тестирование и внедрение решений computer vision, резко возросло. Среди стран, наиболее агрессивно занимающихся цифровой трансформацией, – США и Китай. Растет востребованность технологий и в России».

Решения для грамотного управления полкой помогают производителям повышать продажи, а ритейлерам – своевременно предлагать товар в точке продаж и повышать удовлетворенность покупателей, а в результате – повышать качество и эффективность торговли.

Несмотря подробные алгоритмы проверки, при проведении ревизии товара в магазинах раз за разом совершаются типовые ошибки.

Контроль без основания. Основанием является приказ. Со всеми подписями и датами. Без приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников, результаты проверки не имеют юридической силы.

Контроль исключительно силами работников магазина. В составе комиссии и среди счетчиков обязательно должно быть хотя бы одно незаинтересованное лицо (технолог, сотрудник отдела снабжения, бухгалтер). В противном случае, результаты всегда будут идеальными.

Не учитывается естественная убыль. О потере массы, обусловленной изменениями свойств продукции при хранении, часто забывают в магазинах, где продаются товары в развес или в розлив. Хотя именно для них характерна усушка, утряска, а также утрата части массы при разливе и фасовке.

Приостановка процедуры без отметки или опечатывания. Делать паузу при ревизии товаров допускается только для обеденного перерыва или по окончании рабочего дня. Причем варианта нежелательны: лучше привлечь к подсчету больше сотрудников и закончить без остановок.

Взыскание без объяснительной. Объяснительная — документ, в котором материально-ответственное лицо подтверждает свою готовность нести ответственность за недостачу. Если нет объяснительной, руководство не имеет права применять дисциплинарные меры.

Отсутствие ревизионной и сличительной ведомостей. Нет первичных документов — нет нарушения. Отсутствие фактических данных не позволит доказать недостачу, в том числе и в суде.

Вовремя и правильно организованная, точно оформленная ревизия товара в магазине помогает всегда держать «руку на пульсе»: персонал — под контролем, товарооборот — четко отлаженным, бухгалтерский учет — актуальным.

Сколько стоит провести ревизию в магазине?

Стоимость инвентаризации

Похожие записи:

• В каких случаях осужденному могут быть назначены исправительные работы по УК РФ
• Почему мы платим налог на недвижимость
• Губернаторские выплаты за второго ребенка в Нижегородской области в 2023 году