Сроки хранения договоров пожертвования

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения договоров пожертвования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.

Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).

Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.

Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).

При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).

При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

Сколько хранить договоры в организации

Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет (или 5 лет ЭПК). Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1. Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору (соглашению), не указанному в отдельных статьях Перечня 1, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК, после чего провести экспертизу и часть документов оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

Проанализировав сроки хранения по Перечню 1, мы видим, что сроки хранения договоров в нем составляют минимум 5 лет после истечения срока действия договора.

Критерий подлинности документа в архивоведении неразрывно связан с понятием юридической силы документа, присущей оригиналу. А говоря о юридической силе документа, особое внимание следует уделять сроку исковой давности.

Исковая давность – это установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).

В большинстве стран мира, в том числе в России, общий (обычно применяемый) срок исковой давности установлен в 3 года (ст. 196 ГК РФ). А раз так, то и срок хранения договора не может быть меньше.

Но в Перечне 2 можно найти сроки хранения договоров продолжительностью не только в 3 года, но и в 1 год. Например:

• срок хранения 1 год установлен для договоров на изготовление и установку очистных сооружений (ст. 1743 Перечня 2), при этом нет ссылки на дату, с которой исчисляется срок хранения договора. А это означает, что срок вообще не определен;
• срок хранения 3 года после истечения срока действия договора установлен для договоров на очистку вод и обработку промышленных стоков (ст. 1742 Перечня 2).

В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет.

При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры.

Права и обязанности поклажедателя

Договор безвозмездного хранения можно назвать односторонним, т.к. основные обязанности по нему возникают только у хранителя. Если же был заключен возмездный договор хранения, то поклажедатель обязан будет выплатить хранителю вознаграждение. Что касается расходов на хранение вещи, а также чрезвычайных расходов (непредвиденных при заключении договора), то по согласованию сторон они могут быть переложены на хранителя.

В то же время, у поклажедателя есть договорные обязанности, которые он должен исполнить независимо от того, оплачивает ли он услуги по хранению или нет.

Во –первых, он должен сообщить хранителю об особых свойствах вещи, из-за которых она может причинить вред или убытки хранителю и третьим лицам. Это вещи взрывоопасные, легковоспламеняющиеся или вообще опасные по своей природе. Без такого предупреждения (желательно, письменного, т.к. кодекс не указывает его формы) эти вещи могут быть в любое время уничтожены или обезврежены хранителем без последующего возмещения убытков. В случае же, когда такие вещи нанесли ущерб хранителю или третьим лицам, поклажедатель обязан будет возместить этот ущерб.

Во-вторых, поклажедатель обязан забрать свою вещь после окончания оговоренного срока хранения или, если он не был указан, то по требованию хранителя. Последствия нарушения этой обязанности мы уже рассмотрели.

Что касается прав поклажедателя, то основным можно назвать его право получить свою вещь назад в целости и сохранности. Если вещь в результате хранения была утрачена или повреждена, то поклажедатель имеет право получить ее полную стоимость или ту сумму, на которую уменьшилась стоимость вещи. Причем, такое право возникает даже в случае, когда хранение было безвозмездным.

Хранение на товарном складе

Договор хранения, заключенный с таким профессиональным хранителем, как товарный склад, имеет свои особенности. ГК РФ отводит ему отдельный параграф (статьи 907 – 918). Учитывая, что на товарном складе хранятся товары, т.е. вещи, предназначенные для продажи, обмена или другого оборота, к их хранению применяются особые требования.

Согласно статье 909 ГК РФ при приеме товаров на хранение товарный склад за свой счет производит их осмотр, определяет их количество и состояние. Владелец товаров имеет право во время хранения осматривать товары, брать пробы, принимать меры, необходимые для их сохранности (если имеющихся мер недостаточно).

При возвращении товаров владельцу любая из сторон договора хранения имеет право требовать осмотра товара и сверки его количества, причем, расходы на это несет тот, кто заявил такое требование. Если подобная совместная проверка состояния и качества товаров не была произведена, то заявить о недостаче или порче товара поклажедатель должен письменно при получении товара.

Факта принятия товаров на склад подтверждается одним из документов:

• складская квитанция;
• простое складское свидетельство;
• двойное складское свидетельство.

Складская квитанция – это документ, подтверждающий передачу товара на хранение. Хотя она может заменить сам договор хранения, но делать это не рекомендуется, а обязательно составлять и подписывать единый документ под названием «договор».

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

• Налоговому кодексу;
• ФЗ «Об архивном деле»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

• конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
• обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

• определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
• отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
• составление описи документов;
• утилизация и составление акта.

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Ответственность и исполнители

Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы. Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок. Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему голосованию, конкретное ответственное лицо. В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист. Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно. Удобней всего, когда есть отдельный человек, который занимается именно этой проблемой. Он будет максимально точен и не совершит мелких неприятных ошибок, как это могут сделать другие сотрудники.

Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?

Да, например, договор дарения (пожертвования) имущества должен храниться «до ликвидации организации». Ранее было установлено постоянное хранение.

Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.

Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.

Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.

📌 Реклама Отключить

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.

Установлены новые сроки хранения документов

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

Поскольку почти все указанные в Перечне 1 сроки хранения договоров аппелируют к такому понятию, как «срок действия договора», дадим некоторые пояснения.

В соответствии со ст. 425 ГК РФ договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения, но стороны вправе установить в договоре, что его условия применяются к их отношениям, возникшим до его заключения, например, договор может быть заключен 15 января 2011 года, а поставка продукции по данному договору может быть произведена в ноябре 2010 года. Если начало срока действия договора в его тексте не оговорено, а дата подписания его каждой из сторон не указана, то он начнет действовать с даты, указанной в преамбуле.

Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет (или 5 лет ЭПК). Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1. Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору (соглашению), не указанному в отдельных статьях Перечня 1, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК, после чего провести экспертизу и часть документов оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.

Фрагмент документа Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

Проанализировав сроки хранения по Перечню 1, мы видим, что сроки хранения договоров в нем составляют минимум 5 лет после истечения срока действия договора.

Критерий подлинности документа в архивоведении неразрывно связан с понятием юридической силы документа, присущей оригиналу. А говоря о юридической силе документа, особое внимание следует уделять сроку исковой давности.

Исковая давность – это установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).

В большинстве стран мира, в том числе в России, общий (обычно применяемый) срок исковой давности установлен в 3 года (ст. 196 ГК РФ). А раз так, то и срок хранения договора не может быть меньше.

При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации. Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности. Напомним, что такой срок хранения не может быть менее года.

Пример 6

Примером служит статья 576 Перечня 1, в которой срок хранения коллективных договоров устанавливается «Пост.**», а присланные для сведения – «до минования надобности».

Обратим ваше внимание на ст. 273 Перечня 1, касающуюся документов о проведении конкурсов, котировочных заявок (котировок), аукционов. В перечень документов здесь входят и «копии договоров (контрактов)». Говоря о копии договора, мы подразумеваем, что речь идет о копии уже заключенного (подписанного) договора, а не о его проекте. Но на стадии проведения конкурсов, котировок, аукционов никаких договоров (контрактов) не подписывается!

В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» «к конкурсной документации должен быть приложен проект государственного или муниципального контракта (в случае проведения конкурса по нескольким лотам – проект контракта в отношении каждого лота), который является неотъемлемой частью конкурсной документации».

Поэтому более корректно в данной статье Перечня 1 и в номенклатуре дел вашей организации использовать термин «проект государственного или муниципального контракта», который прилагается к конкурсной документации.

Мы рассмотрели общие сроки хранения договоров, приведенные в двух перечнях. В следующем номере журнала читайте продолжение темы. Мы углубимся в тонкости сроков хранения различных договоров купли-продажи, которые во многих организациях составляют большинство заключенных договоров, расскажем об особенностях хранения государственных и муниципальных контрактов, объясним, как хранить приложения, допсоглашения и протоколы разногласий к договорам, а также документы, связанные с исполнением договоров, поговорим о хранении регистрационных форм.

• Свежие
• Посещаемые

Похожие записи:

• Образец Заявления о выдаче справки о возврате уплаченной государственной пошлины
• Расчет пенсии для мужчин 1961 года рождения
• Какие льготы положены ветеранам военной службы в 2023 году