Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

После увольнения сотрудника

Все документы, касающиеся профессиональной деятельности, работодатель обязан предоставить бесплатно. Если же вы уволились и вам понадобилась заверенная копия ТК, то делать её придётся у нотариуса за деньги.

Бывает и обратная ситуация: нанимателю вдруг требуются документы на уже выбывших сотрудников. Почему? Да мало ли: отдел кадров сгорел вместе с личными делами. Не мучайте себя вопросом, зачем моему бывшему работодателю копия моей трудовой: никаких НПА, по которым вы обязаны её предоставить, нет.

С другой стороны, ничем, кроме дополнительных хлопот, вам это не грозит. Если на прежней работе вас не обидели и проблема серьёзная — почему бы не помочь. Но, повторимся, вы никому ничем не обязаны.

В некоторых случаях сотрудники могут запросить выдать им оригинал книжки на руки. По трудовому законодательству, а именно согласно ст. 62, выдать книжку можно только для предъявления в Соцстрах. И работник обязан вернуть ее своему руководителю не позднее 3 дней с момента ее получения от этого органа. В заявлении о выдаче сотрудник обязательно должен указать, для каких целей потребовался оригинал книжки и по возможности приложить подтверждающий документ.

Во всех остальных случаях выдается только копия или выписка из книжки. Если данное правило будет нарушено, на должностное лицо может быть наложен штраф в пределах 5 тысяч рублей, а для организации его размер составит 30-50 тысяч рублей.

В случае утери книжки работником или работодателем, последний обязан будет оформить дубликат. На это ему предоставляется 15 дней. При этом в дубликат он сможет внести только те сведения, которые будут документально подтверждены. То есть, сотруднику придется оформлять письменный запрос в ПФР или архив, чтобы получить сведения о его трудоустройстве в другие организации.

Чтобы этого избежать, необходимо ответственно относиться к хранению оригиналов книжек своих сотрудников. А также сами сотрудники должны понимать свою ответственность, если получают оригинал на руки.

Я советую всем людям, которые официально трудоустроены:

1. Храните дома заверенную копию документа. При этом надо запрашивать ее каждый раз, когда вам вносится новая запись в книжку. Таким образом, вы в любой момент сможете проверить правильность ее заполнения. А также в случае ее порчи или утери у вас будет подтверждающий документ о том, что в книжке были такие записи. Тогда вы сможете очень быстро восстановить свою книжку, получив ее дубликат, куда будут внесены все те же записи, которые указаны в заверенной копии.
2. При получении копии на руки обязательно проверяйте правильность ее заполнения. Особенно обращайте внимание на частые ошибки, которые допускаются при оформлении подобных копий.

Все должностные лица обязаны знать, как правильно оформлять подобные документы, поэтому они обязаны интересоваться всеми нововведениями в трудовом законодательстве.

Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году

Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:

• для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
• чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
• если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
• для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
• при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
• при судебных разбирательствах;
• при оформлении наследства, социальных выплат;
• при создании ИП;
• для ускорения процедуры усыновления ребенка.

Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

• если работник обратился в банк за кредитом;
• при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
• при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
• при усыновлении ребенка;
• в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
• при гражданских и судебных разбирательствах;
• для восстановления утерянного оригинала;
• при оформлении на работу по совместительству;
• для составления резюме при поиске новой работы;
• при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.

Копия трудовой книжки — цели получения, виды, срок действия и образец

Трудовая книжка — прежде всего, это бланк строгой отчётности. Поэтому организация работы по её ведению, хранению и учёту определяется отдельным распоряжением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, которое устанавливает основные требования по этому вопросу. И один из основных моментов, который вытекает из положений этого нормативного акта, — за сохранность трудового регистра несёт полную ответственность работодатель. При его утрате или порче, вне зависимости от того, кто стал виновником этого факта, для компании предусмотрен целый ряд шагов по восстановлению всех записей в трудовой. Поэтому, несмотря на тот факт, что ни в этом, ни в одном другом нормативном акте не указано, что работодатель не имеет права выдавать трудовой регистр на руки работнику по его просьбе, выдача документа не рекомендуется. На эту тему есть отдельное сообщение Роструда за номером 656–6-0.

Есть единственный вариант, когда наниматель обязан выдать трудовой документ сотруднику, — его увольнение. И только эта причина является уважительной, чтобы отдавать трудовой регистр на руки даже его владельцу.

Целей, по которым работнику может понадобиться трудовая книжка, несколько. И, конечно, все они серьёзные. Так, учреждением, которое требует копию этого документа, может стать:

1. Кредитная организация, когда человек обращается за займом. Банку необходимо удостовериться в благонадёжности своего будущего заёмщика. А с помощью выкопировки из трудовой книжки о человеке можно узнать довольно много, а именно трудовой регистр является:
   • Подтверждением факта, что у потенциального заёмщика существует источник постоянного дохода.
   • Свидетельством информации, которую заёмщик указал в анкете на получение кредита.
   • Немаловажный момент — сколько лет человек работает на одном месте. Клиенты, которые не бегают с места на место, вызывают больше доверия у кредитных учреждений.
   • По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента. Согласитесь, что справка 2-НДФЛ не даст таких сведений о человеке.
   • А главное — при просрочке платежей банк сможет по определению суда взыскивать недоимку из зарплаты напрямую через организацию, где трудоустроен заёмщик.
2. Следующим по убыванию количества запросов на предоставление копии трудовой считается отдел УФМС. Когда человек обращается за оформлением загранпаспорта. Заметим, что законодательно такое требование уже неправомочно, но есть некоторые подразделения, которые до сих пор запрашивают копию трудового регистра, чтобы проверить десятилетний период трудового стажа заявителя до получения им паспорта. Если человек не захочет предоставлять копию, можно начать оспаривать это действие учреждения в суде, но на это уйдёт определённое время.
3. Бывают вопросы из посольств некоторых государств при оформлении визы.
4. Случается, что выкопировку из трудовой просит будущий работодатель в тот момент, пока работник ещё не ушёл с существующего места работы. С помощью трудового регистра перспективный наниматель быстро компании, где работал соискатель, должности, которые он занимал, а также насколько часто он менял места трудоустройства и по какой (пусть формальной) причине уходил.
5. Судебные приставы (ФССП) имеют право запросить копию при возложении на работника алиментных платежей.
6. Копию могут запросить службы соц.защиты при оформлении пособий и льгот.
7. В некоторых случаях возникает необходимость подготовить копию для использования в компании-работодателе.
8. Максимально важная причина для получения копии трудовой и к тому же имеющая одну особенность — требование ПФР подтвердить трудовой стаж человека перед уходом на пенсию. Отметим, что служащие фонда также могут обойтись копией документа, но документ для них будет иметь юридическую силу только в случае, если он будет заверен нотариально. Заверенной работодателем копии будет недостаточно. Этот момент уточнён в комментариях ПФР №25–19/14554 от 29.12.2005, где фонд комментирует, что для того, чтобы сделать свою копию, им нужен либо оригинал трудового регистра, либо копия, но заверенная у нотариуса. И так как работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче копии трудовой, кадровику здесь нужно выбирать из двух вариантов:
   • Либо самостоятельно регистрировать документ через нотариальную контору и выдавать нужную для ПФР копию.
   • Либо отдать человеку оригинал книжки на определённое время, чтобы уже работники фонда сами делали выкопировку и заверили её на месте.

Естественно, что нотариально заверенная копия стоит денег, поэтому наниматели, как правило, идут по второму пути, всеми доступными способами объясняя сотруднику, что вся ответственность лежит на плечах работодателя. А при утере книжки и вынужденном оформлении дубликата её восстановление займёт массу времени и сил.

Если рассматривать вопрос о сроках действия заверенной копии, то нужно отметить, что здесь есть 2 варианта:

1. Когда выкопировка трудовой заверена нанимателем, по стандартным правилам она считается действительной в течение ме��яца. Но при внесении в этот период каких-либо записей в книжку, она становится нелегитимной.
2. Если же копия заверена у нотариуса, она обладает неограниченным сроком действия. Хотя аналогично предыдущему варианту, при внесении в неё новых записей она утрачивает свою силу.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Ниже приведен пример постраничного заверения труд книжки работника, который официально работает в конторе в настоящее время.

С момента подачи заявления, уполномоченный специалист обязан выдать копию трудовой книжки, полностью соответствующую требованиям ТК РФ в течении 3 календарных рабочих дней.

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Правила в отношении предъявляемых документов у каждого банка свои. Предварительное их изучение позволит клиенту минимизировать риск невыдачи кредита.

Поэтому будущему заемщику прежде всего нужно знать, какие требования к копии трудовой книжки предъявляет именно выбранный банк. Их можно узнать в офисе банка или на его сайте в интернете.

Обычно требования банков к оформлению копии трудовой книжки таковы:

• достаточно копировать листы трудовой книжки с имеющимися записями, а не пустые (сквозная нумерация записей в ней не позволит изъять невыгодные);
• на одном листе А4 располагать один или два разворота документа в масштабе не менее 100%;
• оборотная сторона листа не используется;
• если запись о последнем трудоустройстве находится в конце разворота трудовой книжки, то следует сделать копию следующего пустого листа (чтобы у кредитной комиссии не возникло сомнений о наличии последующих записей);
• каждый лист ксерокопии должен быть заверен подписью должностного лица (с указанием его должности) и печатью организации;
• ксерокопия трудовой книжки после последней записи о приеме на работу должна содержать надпись синей ручкой: «Работает по настоящее время в должности такой-то. Номер записи, текущая дата». Эта надпись должна быть заверена подписью должностного лица (с указанием должности);
• последняя страница копии трудовой книжки, как и все остальные листы, также должна быть заверена подписью должностного лица и печатью организации. То есть на последней странице должны быть два заверения и две печати: во-первых, записи о том, что работник трудится по настоящее время, во-вторых, заверение страницы в целом.

Так в общих случаях выглядит копия трудовой книжки для кредита. Соблюдение этих несложных правил может повысить шансы будущего заемщика получить кредит.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Я советую всем людям, которые официально трудоустроены:

1. Храните дома заверенную копию документа. При этом надо запрашивать ее каждый раз, когда вам вносится новая запись в книжку. Таким образом, вы в любой момент сможете проверить правильность ее заполнения. А также в случае ее порчи или утери у вас будет подтверждающий документ о том, что в книжке были такие записи. Тогда вы сможете очень быстро восстановить свою книжку, получив ее дубликат, куда будут внесены все те же записи, которые указаны в заверенной копии.
2. При получении копии на руки обязательно проверяйте правильность ее заполнения. Особенно обращайте внимание на частые ошибки, которые допускаются при оформлении подобных копий.

Все должностные лица обязаны знать, как правильно оформлять подобные документы, поэтому они обязаны интересоваться всеми нововведениями в трудовом законодательстве.

Как правильно скопировать документ

Такой документ, как трудовая книжка, содержит все основные сведения, имеющие непосредственное отношение к рабочей деятельности сотрудника. Поскольку эта информация считается основанием для расчета стажа и пенсии, существуют строгие требования к оформлению и внесению записей. Это же касается и хранения.
Книжка должна быть у работодателя – в той организации, где сотрудник работает в данное время. На руки её можно выдавать только при увольнении. Поэтому при возникшей необходимости предоставить какие-либо данные, возникает вопрос – как правильно делать копию трудовой книжки?

Также см. «Куда требуется копия трудовой книжки?».

Эта задача – обязанность работодателя, поскольку данный документ хранится именно у него. Сами сотрудники не могут лично делать копии, поэтому и все вопросы о том, как оформить копию трудовой книжки, касаются только работодателя. Обычно заявление подобного рода подразумевает использование копировальной техники, чтобы получить всё необходимое.

Четкого регламента о том, как делать копию трудовой книжки, нет. Поэтому если сотрудник подал соответствующую заявку, следует откопировать нужные страницы, а также дополнить их заверяющей подписью.

По закону трудовая книжка хранится у работодателя, обратиться с заявлением о выдаче заверенной копии необходимо в отдел кадров. Согласно 62 статье трудового кодекса на выполнение этого обязательства организациям даётся 3 дня. При снятии копии нужно соблюдать определённые правила:

1. Копию можно снимать только с оригинала трудовой книжки на копировальном аппарате.
2. Копию каждого разворота желательно размещать на отдельном листе формата А4.
3. Вначале копируется титульный лист с данными работника, затем остальные листы в точной последовательности. При наличии вкладыша необходимо скопировать и его. С пустых листов снимать копии не нужно.
4. В завершение копируют лист с местом работы на данный момент. Если запись сделана в последней строке разворота, необходимо снять копию и со следующего пустого разворота.

Иногда требуется оформить выписку из трудовой книжки. При этом копируют страницы только за определённый период, указанный работником в заявлении.

Есть несколько важных моментов, как правильно заверить трудовую книжку:

• Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
• Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. На каждой странице ксерокопии ставится: круглая печать;
• словосочетание «копия верна»;
• дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец нельзя найти в нормативных актах, но есть стандартные правила, предъявляемые к оформлению документа.

Законодательство не предусматривает меры наказания за неправильно заверенные бумаги. Но, нужно придерживаться основных правил, как заверяется копия трудовой книжки. Неверно оформленная копия считается недействительным документом.

Каждое должностное лицо обязано знать, как правильно заполнять данный документ. Но также эту информацию должен знать и сам работник, чтобы вовремя обнаружить ошибки и попросить их своевременно исправить. Наиболее распространены следующие неточности и ошибки:

1. Штамп «Копия верна» указан не на всех листах, при условии, что они не прошиты и не пронумерованы.
2. Не на всех листа стоит подпись заверяющего, так же при условии, что все листы не прошиты и не пронумерованы.
3. Отсутствует надпись на последнем листе о том, что человек работает по настоящий день.
4. Отсутствует должность человека, заверившего копию.
5. Сотрудник, оформивший документ, не имеет полномочий для этого. Иные лица, кроме вышеперечисленных не могут делать копии.
6. Оттиск печати организации находится только на чистом листе бумаги и не затрагивает саму копию. Печать надо ставить таким образом, чтобы она касалась отксерокопированной книжки.
7. Отсутствует ссылка не место хранения самой книжки.

Обратите внимание на эти распространенные ошибки при выдаче книжки и будьте внимательны при ее заполнении.

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно статье 56 ТК России взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре. С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в статьях 21 и 22 Трудового кодекса России.

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Оформляем копию трудовой книжки: инструкция для работника: образец, заявление, сроки действия

п. Для всех этих целей необязательно предоставлять оригинал документа – достаточно лишь его копии, однако она должна быть оформлена с соблюдением всех законодательных требований.

Стоит разобраться, какие существуют правила оформления копии книжки и куда работнику нужно обращаться за получением этого документа.

Кука[без регистрации][14.11.08 11:02:23] IP: 87.255.238.*

Может быть достаточно справки с работы?

Глеб[без регистрации][14.11.08 11:10:20] IP: 78.107.9.*

Впервые о таком слышу, всегда было достаточно справки. Заверенные копии трудовой вроде как требуются при получении загранпаспорта, но и то когда в последний раз получал паспорт этим летом, копии мне сразу вернули.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

15 мая 2013

Каждый человек хотя бы один раз в жизни заводит трудовую книжку. Основное предназначение этого документа – фиксировать трудовой стаж работника на протяжении всей жизни. Его можно считать задокументированной памяткой профессиональной деятельности человека. Трудовая хранит в себе много интересной информации о работнике, поэтому при устройстве на новом месте работодатель среди прочих документов в первую очередь требует предоставить именно трудовую книжку. Она является подтверждением полученного ранее образования и профессиональных навыков. Учитывая все перечисленные характеристики, можно сделать вывод, что эта, казалось бы, простенькая книжечка, после паспорта считается самым главным документом для человека.

При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку руководству предприятия. Она хранится в отделе кадров все время вплоть до увольнения работника. В соответствии с требованиями кадрового делопроизводства, приказом по предприятию назначается сотрудник, ответственный за учет, ведение и хранение трудовых книжек всех работников организации.

Запись “работает по настоящее время” при заверке копии трудовой

Если человек временно не работает, копию его трудовой книжки, которая находится в это время при нем, можно заверить, обратившись к нотариусу. Он без труда оформит все как надо. Но если владелец трудовой где-то работает, и его книжка лежит в это время в отделе кадров, ее выдача даже в случае оформления письменного заявления запрещена. Получить можно лишь копию, где и ставится запись “работает по настоящее время”. Заверить ее можно у работодателя. Срок выдачи копии после заявления не должен превышать трех дней.

Запись “работает по настоящее время” в трудовой книжке не ставится. Она присутствует только на копии документа. Выполняется копия двумя способами: ручным способом (написать на листе бумаги либо напечатать на компьютере) или при помощи ксерокса – более предпочтительный вариант.

Для начала необходимо сделать следующие записи:

• копия верна (можно ограничиться словом “верно”);
• должность человека, который несет ответственность за трудовые книжки (как правило, один из сотрудников отдела кадров);
• подпись того, кто заверяет книжку;
• полная расшифровка поставленной подписи;
• дата заверки копии.

Далее необходимо поставить печать организации, достаточно и печати кадровой службы. Затем листы копии нумеруются и сшиваются, после чего они заверяются отдельно печатью предприятия.

Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться:

1. Директору
2. Главбуху
3. Начальнику отдела кадров или специалисту по кадрам

Порядок ваших действий:

• Обращаетесь к одному из вышеуказанных лиц
• Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
• Ждете получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

Похожие записи:

• При подготовке проекта бюджета на 2023 год учтите новый порядок применения КБК
• Как получить помощь для многодетной семьи
• Госпошлина за регистрацию легкового авто в 2023 Кемеровской области