Как составить доверенность на главного бухгалтера

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить доверенность на главного бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.

Машиночитаемая доверенность

Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации № 443-ФЗ» смягчил требования к переходу на обязательные машиночитаемые доверенности (МЧД).

Ранее предполагалось ввести новый регламент уже с 1 января. Однако обязательное применение МЧД отложили и ввели переходный период, предусматривающий добровольное применение электронных доверенностей до конца 2022 года.

Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?

Как составить доверенность на главного бухгалтера?

Доверенность на главного бухгалтера в налоговую (образец приведен далее) составляется таким образом:

• В верхней части обязательно должно быть указано наименование документа (к примеру, «Доверенность»);

• В «шапке» надо указать название места выдачи, дату составления доверенности;

• После этого указывают полное наименование организации и ее реквизиты: ОГРН, ИНН, КПП, Ф.И.О. руководителя.

• Затем надо указать информацию о доверенном лице: Ф.И.О., номер и серию паспорта, кем и когда выдан, адрес места регистрации. Обычно эти сведения указывают после фразы: «Настоящей доверенностью уполномочивает…».

• После этого необходимо перечислить действия, которые имеет право выполнять доверенное лицо.

• Ниже надо указать срок действия документа и сделать отметку о том, есть ли у доверенного лица право передоверия.

• Далее должны присутствовать подписи и Ф.И.О. доверенного лица и генерального директора, а также печать организации (при наличии).

Как правильно составить

Образец доверенности на бухгалтера не отличается по своей форме от другой доверительной документации. Исключение составляют бланки, используемые для получения товарно-материальных ценностей. Для них предусмотрен другой шаблон. В тексте доверенности необходимо указывать дату оформления. Этот реквизит обязателен. Без него документ не действует. Желательно составлять его на бланке организации, однако, это необязательное требование.

Полномочия бухгалтера прописываются четко и точно, без использования абстрактных фраз, имеющих двусмысленное толкование. Обязательно заверяется документ доверенность на бухгалтера подписью руководителя и фирменным штампом предприятия. Запрещено использовать в тексте факсимиле.

Отметим, бланк, выданный для получения денежных средств и материальных ценностей, помимо директора организации, должен подписать еще и главный бухгалтер. Все сведения в договоре прописываются точно.

Дата оформления официальной бумаги и период ее действия заполняются прописью. Если документ оформляется сразу на нескольких особ, все имена можно вписать в один бланк. В этом случае перечислять представителей необходимо по порядку. Возле каждого имени прописываются действия, которые лицо может выполнять. Расписать полномочия можно после списка поверенных.

Когда доверенность нужно заверять у нотариуса?

Для получения ТМЦ, документов в налоговой инспекции, сдачи отчетности и представления интересов организации в арбитражном суде нотариальное заверение не требуется. Однако в некоторых случаях к нотариусу обращаться приходится:

• Для удостоверения доверенности на совершение сделки, которая по закону должна проходит через нотариуса. Например, при заключении сделки об уступке права требования по договору, который был заверен нотариусом.
• Если нотариального заверения требует закон. Например, при государственной регистрации прав на недвижимое имущество.
• При передоверии полномочий, полученных по доверенности. Генеральный директор выдал доверенность главному бухгалтеру на сдачу документов в налоговую. Главбух может поручить эти действия бухгалтеру, но только через нотариальное удостоверение. Обычно прибегают к оформлению новой доверенности на бухгалтера за подписью руководителя организации.

Предприниматели должны оформлять нотариальные доверенности на бухгалтеров только в случае отсутствия печати. Если собственной печати у предпринимателя нет, его подпись должна быть удостоверена нотариусом.

Кто в фирме передает свои полномочия?

Наиболее распространенной является ситуация передачи части полномочий руководителя фирмы (директора) главному бухгалтеру, в том числе, на право подписи.

В зависимости от вида документации, право подтверждения бумаг личной подписью может быть переложено на плечи бухгалтера или заместителя главбуха, а также старшего бухгалтера. Такая доверенность касается бумаг бухгалтерии и оформляется главбухом предприятия.

Руководитель организации имеет законную возможность передачи права подписания первичных документов исключительно собственным решением, не принимая во внимание мнение акционеров, учредителей либо совета директоров, если их наличие предусматривает форма организации компании. Исключением может стать только пункт, предусмотренный учредительным договором или уставом.

Передать собственную власть подписывать бухгалтерские соглашения и отчетность может не только директор предприятия, но и главбух. Он может доверить это тому работнику, в чей круг полномочий входит ведение бухучета.

Классификации бухгалтерских доверенностей

Доверенность на совершение некоторых видов бухгалтерских операций может существовать в двух вариантах:

• Быть составной частью внутреннего распорядительного документа предприятия, утверждённого его руководителем.
• Существовать в виде отдельной доверенности в утверждённой форме (например, М-2).

Наиболее распространён второй вариант. По длительности и силе предоставления полномочий различается три вида доверенностей:

• Генеральная – полномочия не имеют ограничений.
• Специальная – поручения на ограниченный период времени.
• Разовая – поручение на выполнение одной операции.

В зависимости от цели, задачи, на выполнение которой даётся доверенность, различаются следующие виды:

• Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Имеет форму М-2.
• Доверенность на операции с документами: подпись или забор у контрагента. Составляется в свободной форме с соблюдением ряда правил.

Составленная доверенность имеет силу при предъявлении её контрагентам как государственных служб, так и частных компаний.

Зачем нужна доверенность на главного бухгалтера на право подписи?

Для крупных организаций с большим штатом сотрудников необходимость в оформлении доверенности на право подписи, как правило, не возникает. Другое дело – малый и средний бизнес.

Специалисты зачастую выполняют обязанности нескольких должностей одновременно, соответственно, без права подписи сотрудник не может выполнять своих функций надлежащим образом. Нередки случаи, когда для большей эффективности фирмы штатный бухгалтер является, по сути, и главбухом, и кадровиком, и юристом.

Процесс функционирования предприятия организован обычно так, что в нем непрерывно происходит учет входящих и исходящих бумаг, каждая из которых требует визирования.

Передача сотруднику права самому подписывать акты отчетности и иные документы гарантирует бесперебойную работу системы и непрерывность движения бумаг в бухгалтерии. Поэтому вопрос — нужна ли такая доверенность сразу отпадает (подробнее о паве на подписание договоров читайте тут).

ГК РФ предполагает, что текст доверенности на право подписи содержит четко указанный временной промежуток, фиксирующий срок ее действия. Если срок доверенности не указан, то срок действия равен одному году.

При наличии в тексте положения о разрешении последующей передачи прав (передоверия), срок действия бумаги, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока, в течении которого действительна исходная договоренность.

Бумага может быть отозвана доверителем в любой момент, сам работник также может сложить с себя полномочия. Если организация прекращает свое существование, действие доверенности останавливается.

Если сотрудник увольняется (сам или по инициативе руководства), желательно отозвать все выписанные на него доверенности, предупредив об этом третьи заинтересованные лица.

Порядок составления доверенности на право подписи отчетности

1. В шапке документа следует указать наименование документа («Доверенность»), а при необходимости присвоить номер документа. Далее указывается место составления документа и дата (как правило дата указывается прописью).
2. Далее указываются реквизиты компании-доверителя. Указать следует полное наименование компании, ИНН, КПП, ОГРН, а также юридический адрес организации.
3. После этого указывается информация о доверителе, то если лице, от имени которого составляется доверенность (как правило это директор). Указать нужно его ФИО и документ, на основании которого он действует (например, «на основании Устава»).
4. Далее указывается информация о доверителе. В доверенность вносится ФИО сотрудника, данные удостоверяющего документа, а также адрес регистрации.
5. В основной части доверенности указываются полномочия, которыми доверенное лицо наделяется настоящей доверенностью (перечень документов, которые доверенное лицо сможет подписывать).
6. В заключении указывается срок, на который выдается доверенность, а также право передоверия права подписи доверенным лицом.
7. В завершении подписи ставят и доверенное лицо и руководитель организации. Также в доверенности проставляется печать, если компания не отказалась от ее использования.

Использование доверенности

С позиций бухгалтерского учета доверенность удостоверяет полномочия гражданина на совершение сделки и ответственность за ее оформление, иными словами – юридическую силу подписи должностного лица в первичном учетном документе (п. п. 6,7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Соответственно пороки доверенности влекут за собой недействительность первичного документа.

В силу статьи 168 Гражданского кодекса РФ доверенность может быть признана в установленном законом порядке как оспоримой, так и ничтожной.

Кроме того, действие предъявленной доверенности может быть прекращено – в частности, вследствие ее отмены представляемым. Использование «прекращенной» доверенности при получении материальных ценностей может быть квалифицировано как мошенничество ввиду приобретения права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием (ст. 159 УК РФ, п. п. 2, 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 27.12.2007 № 51 «О судебной практике по делам о мошенничестве, присвоении и растрате»).

Актуально

Доверенность, в которой не указан срок ее действия, сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Удостовериться в действительности доверенности можно, обратившись непосредственно к представляемому. Однако закон не обязывает это делать. Напротив, законодатель предполагает добросовестность участников гражданских правоотношений (п. 5 ст. 10 ГК РФ), включая представителя.

Как отмечено выше, доверенность на совершение сделки представляемый может выдать непосредственно своему контрагенту. В этом случае контрагенту следует удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на доверенности (п. 3 ст. 185 ГК РФ).

Заметим, что постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а утверждены унифицированные формы доверенностей № М-2 и № М-2а на получение работниками материалов. Предусмотренное в них количество реквизитов выходит за пределы требований законодательства, то есть является явно избыточным. Однако форма № М-2 имеет отрезную часть, которая остается в компании, выдавшей доверенность. Пожалуй, такое решение заслуживает внедрения и в ваш документооборот.

А может ли один работник выдать другому работнику, своему коллеге, доверенность на выполнение части своих трудовых обязанностей перед работодателем? На этот вопрос нужно ответить отрицательно. Дело в том, что на основании статьи 56 Трудового кодекса работник обязан выполнять трудовую функцию лично. Любое официальное изменение трудовых обязанностей работника производится в порядке изменения трудового договора (гл.12 ТК РФ).

В чем разница между главбухом и рядовым сотрудником?

В канцелярии существует понятие первой и второй подписи.

Право первой подписи принадлежит руководителю (директору) предприятия. Он имеет разрешение на любые организационные действия, он же ответственен за административное и хозяйственное функционирование.

Уполномочить правом своей подписи, основываясь на пункте 5 статьи 185 ГК, он может иные физические или юридические лица, в том числе главного бухгалтера, заместителя, коммерческого директора и другого сотрудника компании.

Право второй подписи принадлежит, по умолчанию, главному бухгалтеру. Он может, на основании приказа, доверить ее бухгалтеру или другому сотруднику.

Составлять доверенность на передачу права второй подписи главбуху не имеет смысла, поскольку он уже обладает этой властью по своей должности априори.

А вот в случае отсутствия в организации главного бухгалтера по штатному расписанию, доверенность на бухгалтера оформлять придется приказом и доверенностью, выданной на его основании, чтобы отметка уполномоченного сотрудника на бухгалтерских отчетах формально была приравнена к подписи директора предприятия.

Образец доверенности на подписание первичных документов

Доверенность на подписание первички следующую информацию:

1. Наименование документа, с указанием слова «доверенность» (обычно пишут «Доверенность на…»).
2. Место составления документа (населенный пункт) и дата.
3. Реквизиты компании — полное наименование, юридический адрес.
4. Сведения о сотруднике, подписавшем доверенность от имени компании. Это может быть либо руководитель, либо лицо, имеющее право подписывать такие документы. Здесь же указывается документ, определяющий полномочия доверителя. Для руководителя это, как правило, устав, для иных лиц — приказ, доверенность и т. п.
5. Сведения о получателе доверенности — Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, и адрес регистрации.
6. Полномочия, передаваемые по доверенности. В нашем случае здесь нужно привести подробный перечень документов, право подписания которых передается доверенному лицу.
7. Срок действия. Если этот пункт не заполнен, доверенность автоматически будет считаться действующей в течение года с даты выдачи.
8. Указание на то, имеет ли право исполнитель передоверять свои полномочия.
9. Подписи руководителя и доверенного лица, печать предприятия.

Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

• время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
• период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
• проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Отпуск главбуха, наделенного правом подписи, дает право предприятию ходатайствовать о продлении срока представления документов или иной информации по запросу налоговой (п.3 ст. 93 НК РФ).

Документы строгой отчетности: назначение и перечень

Как таковое понятие «документы строгой отчетности» не имеет законодательного определения. Поэтому правильнее говорить о бланках строгой отчетности — особом виде документов, упоминаемых в нескольких правовых актах.

В частности, о бланках строгой отчетности идет речь в приказе Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета…» от 31.10.2000 № 94н. К ним этот нормативный акт (в описании забалансового счета 006) причисляет следующие виды документов:

• удостоверения;
• квитанционные книжки;
• абонементы;
• дипломы;
• билеты;
• талоны;
• товарно-сопроводительные бланки.

Понятием «бланки строгой отчетности» оперирует еще один важный бухгалтерский правовой акт — постановление Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов…» от 06.05.2008 № 359. Согласно п. 2 указанного постановления назначение денежных бланков строгой отчетности — это исполнение функции кассовых чеков в случае неприменения хозсубъектами по тем или иным причинам контрольно-кассовой техники при оказании услуг населению.

В данном случае перечень документов приводится следующий:

• квитанции;
• проездные документы;
• билеты;
• путевки;
• талоны;
• абонементы;
• иные документы, исполняющие функции кассовых чеков.

При этом если мы проанализируем перечень обязательных реквизитов таких документов (п. 3 постановления № 359), то увидим, что важным признаком бланка является наличие на нем уникального номера и серии.

Подробности — в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Составные части документа

Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

• Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
• Дата выдачи.
• Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
• На кого выдана.
• Название поставщика.
• Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
• Подпись того, кто получил доверенность.
• Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Похожие записи:

• С какого момента начинается срок лишения прав
• Платит ли алименты отец, лишенный родительских прав?
• Декларация о плате за негативное воздействие на окружающую среду