Разные варианты оплаты за аренду жилья сотруднику в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разные варианты оплаты за аренду жилья сотруднику в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сторонами договора выступают собственник жилья (наймодатель жилого помещения) и квартирант (наниматель жилого помещения). Договор определяет, кто, как долго и на каких условиях будет проживать в съемном помещении, в какой срок будет производиться оплата, что будет оплачивать съемщик, сколько людей будет жить в квартире и т. д. В договоре также прописывается состояние квартиры, качество ремонта и мебель, которая передается. Чем подробнее прописываются пункты такого договора, тем прозрачнее будут отношения между собственником и квартирантом и больше гарантий для обеих сторон.
Аренда квартиры для работника
Таким вариантом может быть ситуация, когда работодатель самостоятельно арендует квартиру иногороднему сотруднику. Арендные платежи компания имеет право отнести на прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) или на расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Однако чиновники полагают, что списание арендных расходов по служебному жилью в составе прочих расходов невозможно, т.к. порядок учета этих затрат установлен ст. 255 НК РФ (Письмо Минфина от 30.09.2013 г. № 03-03-06/1/40369, Письмо ФНС от 28.02.2018 г. № ГД-4-11/3931@). Соответственно, официальная позиция чиновников такова, что учесть эти затраты можно только в размере не более 20% от начисленной за месяц зарплаты.
Чиновники ориентируются на ст. 131 ТК РФ, на основании которой установлено ограничение — зарплата в натуральной форме должна быть не больше 20% от общего размера зарплаты. Этот момент касается как предоставления жилья работникам, так и компенсации им затрат на проживание. Но есть существенная разница — в первом случае арендный договор заключает сам работодатель и оплачивает аренду, а во втором — договор заключает сотрудник и платит арендные платежи, а работодатель только возмещает расходы.
Данный порядок, по мнению чиновников, должен применяться и тогда, когда речь идет об аренде жилой недвижимости не только для иногородних, но и иностранных сотрудников.
По п. 4 ст. 255 НК РФ стоимость бесплатно предоставленных сотрудникам коммунальных услуг, питания, продуктов, бесплатного жилья или их компенсация включаются в расходы на оплату труда. При этом сторона, приглашающая иностранного работника, должна принять на себя обязательство по обеспечению его жильем (п. 3 Положения, регламентированного Постановлением Правительства от 24.03.2003 г. № 167).
Поэтому чиновники полагают, что на работодателя, пригласившего иностранного сотрудника, возлагается обязанность только по предоставлению, но не по оплате жилья. Соответственно, затраты на аренду жилой недвижимости для иностранцев можно списать в расходы только в размере установленного ограничения — 20% (Письма Минфина от 02.05.2012 г. № 03-03-06/1/216, от 19.03.2013 г. № 03-03-06/1/8392).
Однако такую позицию не разделяют судебные органы и соглашаются с налогоплательщиками. Ситуация спорная, но при судебном разбирательстве работодатель, включающий в расходы всю величину арендных платежей, имеет все шансы отстоять свою позицию. Когда работодатель не горит желанием конфликтовать с ИФНС и разбираться с ней в суде, он может относить на расходы платежи по аренде в пределах установленного ограничения в 20%.
Есть еще один важный момент, касаемый ситуации, когда работодатель самостоятельно арендует жилье для своих сотрудников. В этом случае он должен выполнить обязанность в качестве налогового агента по НДФЛ в отношении арендодателя-физлица, не зарегистрированного как ИП. Арендная плата в данном случае — источник дохода физлица (Письма Минфина от 07.10.2009 г. № 03-04-06-01/259, от 07.09.2012 г. № 03-04-06/8-272).
Другой вариант — сотрудник самостоятельно арендует жилье и оплачивает его, а работодатель только возмещает ему понесенные расходы. В этой ситуации учет расходов производится аналогично первому варианту — учитывать затраты при налогообложении можно в пределах установленного ограничения в размере 20%. Судебная практика по данному вопросу также аналогична, как и при варианте, когда работодатель сам арендует жилье и относит понесенные затраты в расходы при налогообложении.
Расторжение договора аренды
Когда срок договора долгосрочного найма подходит к концу, собственник должен минимум за три месяца предложить нанимателю заключить новый договор или попросить освободить помещение. Условия досрочного расторжения договора найма также прописываются в договоре. Здесь, как правило, предусмотрен порядок уведомления за определенный срок, который тоже оговаривается и фиксируется сторонами заранее. Обычно это месяц или три. При этом стороны могут установить штрафы.
«Если прописано, что нужно предупредить за 30 дней и не будет штрафов, значит их не будет. Если человек предупредит за 20 дней, будет штраф, который тоже прописан. Или, например, прописано, что человек в последний месяц проживания должен пускать следующих потенциальных арендаторов два раза в неделю, то так и должно быть. В ином случае он нарушает договор и за это тоже прописывается штраф», — отметил Роман Бабичев.
По словам Дмитрия Венгерского, наймодатель может расторгнуть договор, если наниматель не платит в течение шести месяцев (при краткосрочном найме — более двух), разрушает и портит жилое помещение. Договор также может быть расторгнут после предупреждения об устранении нарушений, если наниматель использует помещение не по назначению и систематически нарушает права соседей.
Документы, которые понадобятся для возмещения затрат
Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:
- Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
- Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.
Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.
В первом случае понадобятся:
- договор аренды жилого помещения;
- договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.
Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.
При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:
- копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
- заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
Почему встал вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов при аренде жилья работника?
По мнению Минфина РФ, когда фирма арендует жилье для своего сотрудника на длительный срок, у самого работника появляется натуральный доход в виде экономии его денежных средств (т.е. несовершенного расхода на оплату аренды жилья).
Таким образом, ссылаясь на п. 1 ст. 210 НК РФ и п. 2 ст. 211 НК РФ, оплата аренды жилья, в которой проживает иногородний сотрудник, приравнивается к оплате коммунальных услуг физического лица. Работодатель, который является налоговым агентом по отношению к работнику, обязан включить сумму оплаты аренды жилья в налогооблагаемую базу при расчете НДФЛ.
При таком подходе обязанность удерживать НДФЛ с дохода возникает за работодателем и в случае предоставления жилья сотрудникам, и в случае возмещения им расходов на проживание (компенсационные выплаты по фактической сумме аренды квартиры или в пределах установленных лимитов в организации).
С другой стороны, ст. 169 ТК РФ обязывает обеспечить работника при смене места жительства по просьбе работодателя обеспечить работнику все необходимые условия, в том числе, оплату арендованного жилья. При этом, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, компенсационные выплаты налогооблагаемыми быть в данном случае не могут.
Если же рассматривать ситуацию с точки зрения работодателя, то организация оплачивает аренду жилья сотрудника, в котором заинтересована, т.к. он не смог бы выполнять свои функции, находясь в другом месте, а значит, целевое назначение этих выплат – обеспечение деятельности самой организации, а не работника, поэтому удерживать НДФЛ с сумм предполагаемого дохода неправомерно.
Из-за того что подход у Минфина РФ неоднозначный, решения в судебной практике также неоднородны, на текущий момент есть несколько способов отражать в бухгалтерском и налоговом учетах суммы аренды жилья для сотрудников.
Общие правила калькуляции компенсации за наем жилья сотрудникам
При подсчете суммы компенсационной выплаты за наем жилых помещений в первую очередь учитывается предельная стоимость найма 1 кв. м. общей площади. Для 2020 года актуальной является величина, закрепленная приказом Минтруда и соцзащиты РФ № 512н от 01.08.2018. Введенная норма применяется, прежде всего, при калькуляции компенсации трат за наем жилых помещений следующим категориям работников:
- гражданским госслужащим федеральных госорганов, которые находятся в иной местности РФ;
- военнослужащим;
- лицам, уволенным с военной службы, которые стоят в очереди на жилье.
Как отмечают эксперты, на 2020 год данный предел стоимости в большинстве субъектов РФ снизился. Также следует принять во внимание следующие действующие нормативы по общей площади жилья.
| Одинокий гражданский госслужащий |
Семейная пара (2 чел.) |
Семья из трех и более чел. |
| 33 кв. м. | 42 кв. м. | 18 кв. м. на каждого члена семьи |
Компенсация иногороднему работнику трат, связанных с его переездом к месту работы в иную местность
Нередкими являются ситуации, при которых работник зачастую вместе с семьей по предварительному согласованию с нанимателем переезжает в другую местность на постоянную работу.
Тогда по отношению к нему и его семье применяются нормы ст. 169 ТК РФ. Наниматель возмещает новому сотруднику траты, связанные с переездом. Сюда, как правило, входит: перевоз багажа (имущества), собственно проезд до места назначения, обустройство после приезда, которое может, по сути, включать и оплату найма жилого помещения.
Наниматель должен обеспечить жильем прибывшего иногороднего работника. Как это сделать, он решает сам. Возможные типичные варианты решения данного вопроса сводятся к найму жилья.
Во-первых, наниматель может сам арендовать жилье для нового работника и, соответственно. оплачивать его из своих средств. Во-вторых, иногородний работник может самостоятельно найти подходящее жилье, снять его, а наниматель после этого возместит ему все траты, связанные с оплатой найма.
Важно! Произведенные по части найма жилья траты, работник должен подтвердить документально.
Правовую базу, согласно который определяют размер компенсаций по произведенным тратам и правила их предоставления, формируют правовые акты Правительства РФ, местных органов. При решении данных вопросов во внимание принимают также установки коллективного соглашения, двусторонние договоренности работника и нанимателя, а также применяемые локальные акты организации.
Компенсация, которая выплачивается переехавшему иногороднему работнику за наем жилья, облагается общеобязательными страховыми взносами. Применяется общий порядок обложения. Основание устройства на работу при этом на нем никак не отражается.
Директор Департамента Л. Ю. Чикмачева.
(Из письма Минтруда и соцзащиты РФ № 17-3/В-199 от 19.05.2016).
Варианты выплат за аренду жилья
Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций. Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.
Налогообложение этих выплат может зависеть от разных факторов:
- наличия документального подтверждения;
- оценки вида расхода для целей налогообложения;
- способа осуществления выплат.
Налогообложение такого рода расходов мы рассмотрим в 2 аспектах:
- принятие для включения в базу по прибыли;
- облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход сотрудника.
В отношении НДС вычет по таким расходам возможен (п. 7 ст. 171 НК РФ), но для него требуется наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и отнесение осуществленных затрат к деятельности, ведущейся с НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ).
О процедуре применения вычетов по НДС читайте в материале «Ст. 172 НК РФ (2017): вопросы и ответы».
Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).
Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).
Видами подобной оплаты могут быть:
- Заселение работника в жилье, арендованное работодателем для этих целей.
- Возмещение работнику расходов на проживание по жилью, арендуемому им самим, которое возможно в 2 вариантах:
- оплата необходимых сумм непосредственно арендодателю;
- выдача сумм, уплачиваемых в качестве арендной платы, работнику.
В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).
Почему встал вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов при аренде жилья работника?
По мнению Минфина РФ, когда фирма арендует жилье для своего сотрудника на длительный срок, у самого работника появляется натуральный доход в виде экономии его денежных средств (т.е. несовершенного расхода на оплату аренды жилья).
Таким образом, ссылаясь на п. 1 ст. 210 НК РФ и п. 2 ст. 211 НК РФ, оплата аренды жилья, в которой проживает иногородний сотрудник, приравнивается к оплате коммунальных услуг физического лица. Работодатель, который является налоговым агентом по отношению к работнику, обязан включить сумму оплаты аренды жилья в налогооблагаемую базу при расчете НДФЛ.
При таком подходе обязанность удерживать НДФЛ с дохода возникает за работодателем и в случае предоставления жилья сотрудникам, и в случае возмещения им расходов на проживание (компенсационные выплаты по фактической сумме аренды квартиры или в пределах установленных лимитов в организации).
С другой стороны, ст. 169 ТК РФ обязывает обеспечить работника при смене места жительства по просьбе работодателя обеспечить работнику все необходимые условия, в том числе, оплату арендованного жилья. При этом, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, компенсационные выплаты налогооблагаемыми быть в данном случае не могут.
Если же рассматривать ситуацию с точки зрения работодателя, то организация оплачивает аренду жилья сотрудника, в котором заинтересована, т.к. он не смог бы выполнять свои функции, находясь в другом месте, а значит, целевое назначение этих выплат – обеспечение деятельности самой организации, а не работника, поэтому удерживать НДФЛ с сумм предполагаемого дохода неправомерно.
Из-за того что подход у Минфина РФ неоднозначный, решения в судебной практике также неоднородны, на текущий момент есть несколько способов отражать в бухгалтерском и налоговом учетах суммы аренды жилья для сотрудников.
Сколько берут риэлторы за сдачу квартиры
Размер комиссии за услуги посредника устанавливается в договоре между ним и собственником. Он также прописывается в объявлениях о сдающемся жилье. Деньги выплачивают 1 раз, после того, как стороны заключили сделку.
Для недвижимости средней ценовой категории с арендной платой за 20-30 тысяч — обычно комиссия 50 процентов от суммы, которую арендатор вносит ежемесячно. На комиссионную плату не влияет факт того, что арендатор вносит деньги на месяц вперед или оплачивает больший срок заранее. Поэтому если платеж за съемную квартиру — 20 000 рублей, а комиссия составляет 50 %, значит арендатор платит агенту 10 000 рублей.
Для других вариантов существует 2 вида комиссии:
- С пониженным процентом — устанавливается сдающим комнату, тем, кто снимает жилье в старых домах или малообеспечен. Тогда процент составляет от 15 до 40 процентов. Так, если квартира сдается в доме 1980 года постройки студенту за 20 000, а комиссионный сбор составляет 25 %, то ему придется уплатить дополнительно только 5 000. Агентства устанавливают пониженный процент по своему усмотрению, поэтому получить скидку удается не всегда.
- Комиссия с повышенным процентом означает, что риэлтор получает сумму в размере 70-100% от месячной аренды. Обычно высокий процент ставится на жилье премиум-класса, арендная плата за которое составляет от 100 тысяч рублей за месяц.
Возможность применения ИП УСН при сдаче в наём жилья при осуществлении нескольких видов деятельности
Пример 02.01.2021. ИП осуществлял деятельность по предоставлению мест по краткосрочному проживанию работникам организаций с уплатой по этой деятельности единого налога, одновременно ИП осуществлял розничную и оптовую торговлю с уплатой УСН, такая параллельная деятельность осуществлялась 3 года, и налоговая принимала декларации в которых в том числе указывались адреса жилых помещений. Одна при выборочной выездной проверке налоговая заявила о неправомерности применения ИП 5% налога при УСН, т.к. имела место сдача в пользование помещений не находящихся в собственности ИП, в результате вместо 5% предпринимателю посчитали налог по ставке 16% без учёта затрат, т.к. учёт доходов не вёлся, вместе с пени и штрафами за три года сумма получилась — ЖЕСТЬ. Несмотря на то что есть и другие мнения по возможности применения УСН при предоставлении гостиничных услуг и услуг прочего проживания (на том основании что это не аренда и наём, а предоставление мест для проживания), есть и опубликованные в конце 2020 мнения специалистов МНС (КП 12/2020), что при предоставлении мест для краткосрочного проживания в арендованных квартирах, УСН нельзя применять и по всем остальным видам деятельности (пп. 2.1.5 п. 2 ст. 324 НК).
Среди ИП распространена практика сдачи помещений по безвозмездному договору, так вот если по безвозмездному договору сдаётся недвижимость не находящаяся в собственности — права на УСН нет.
Как составить договор аренды квартиры для сотрудников
Распространенной практикой при заключении трудовых соглашений с иностранными сотрудниками или специалистами, переведенными из других регионов, является включение в такой контракт или ознакомление работника с положением имеющегося в организации коллективного договора о представлении ему жилплощади.
Не следует полагать, что такое жилье предоставляется безвозмездно. Организации обычно берут квартиры для сотрудников в аренду.
Именно частные квартиры набирают все большую популярность как место проживания командированных работников. И это понятно, ведь гостиницы и отели с доступными ценами сейчас в большом дефиците.
На какие же нюансы следует обратить особое внимание при заключении договора аренды с владельцем квартиры – физическим лицом?
В пункте 2 статьи 30 ЖК РФ прописано, что владелец жилплощади имеет право передавать свое имущество (принадлежащее ему на праве собственности) во владение или пользование другому физлицу на основании:
- договора найма;
- договоренность о безвозмездном пользовании;
- иных норм закона.
Соответственно, юрлицо может пользоваться имуществом собственника на основании договора аренды или на ином законном основании с учетом норм гражданского и жилищного законодательства.
Давайте разберемся, имеет ли предприятие право арендовать квартиры для своих работников и в чем отличие такого жилья от служебных помещений.
Служебные жилые помещения предназначены для проживания граждан в связи с характером их трудовых отношений с органом государственной власти, органом местного самоуправления, государственным унитарным предприятием, государственным или муниципальным учреждением, в связи с прохождением службы, в связи с назначением на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации либо в связи с избранием на выборные должности в органы государственной власти или органы местного самоуправления (статья 93 ЖК РФ).
Следовательно, служебные помещения могут предоставляться строго очерченному кругу лиц и исключительно в силу специфики их деятельности, которая требует проживания непосредственно по месту службы или рядом с ним. Порядок предоставления таких помещений строго регламентирован жилищным законодательством. В статье 100 ЖК РФ прописано, что собственник помещения и сотрудник должны заключать договор найма специализированной жилплощади.
Если говорить о работниках негосударственных компаний, то они не могут претендовать на получение служебного жилья. При этом организации, в которых они трудятся, вправе заключать договоры аренды квартир для сотрудников с физическими или юридическими лицами, а также компенсировать расходы, которые служащий несет при самостоятельном найме.
На каких правовых основаниях организации могут осуществлять аренду квартир для сотрудников?
Юрлица могут получать жилплощадь во владение или пользование в соответствии с договором аренды или иными контрактами (пункт 2 статьи 671 ГК РФ). Документы обязательно оформляются в письменном виде вне зависимости от длительности их действия (пункт 1 статьи 609 ГК РФ). А в соответствии с нормами пункта 2 статьи 609 и пункта 2 статьи 651 ГК РФ, договор аренды квартиры для сотрудника сроком более года должен быть зафиксирован в органах госрегистрации. Не следует забывать, что жилое помещение может использоваться только для проживания граждан (пункт 2 статьи 288 ГК РФ и пункт 1 статьи 17 ЖК РФ). Юрлицо также может использовать жилплощадь исключительно в этих целях (пункт 2 статьи 671 ГК РФ).
- Двусторонний договор аренды жилого помещения.
Каким образом происходит процедура заключения двустороннего договора аренды квартиры для сотрудника (между организацией-арендатором и владельцем жилплощади-арендодателем)?
В таком договоре работник организации-арендатора не фигурирует, однако из его текста должно быть понятно, что квартира будет использоваться именно для его проживания. Также должны быть указаны значимые условия: объект аренды, ее сроки и стоимость.
Если в трудовом соглашении прописано частичное возмещение арендной платы работнику, то в контракте указывается именно оно. Если арендная плата выше, чем сумма компенсации, то работник сам оплачивает владельцу помещения разницу. Для этого заключается отдельный договор, предмет которого компанию интересовать не должен, так как в этих взаимоотношениях она уже не участвует.
Отдельно стоит рассказать о гарантийном платеже. Зачастую он назначается прямо в договоре и по истечении его срока возвращается арендатору. Если имуществу был причинен материальный ущерб или обязательные платежи не были выплачены в полном объеме, из гарантийного платежа вычитается сумма долга или убытков. Таким образом, компания становится ответственной за действия работника, повлекшие за собой определенный ущерб.
Иногда в договоре прописывается порядок оплаты коммунальных услуг – к примеру, обязательство арендатора оплачивать их самостоятельно. При этом если такая обязанность будет передана жильцу, то есть сотруднику компании, то это следует отметить в акте приема-передачи жилплощади.
В разделе «Права и обязанности» следует прописать, что арендодатель готов предоставить жилое помещение и находящееся в нем имущество в состоянии, удовлетворяющем требования договора и соответствующем назначению арендованного жилого помещения. Кроме того, ква��тира должна быть пригодна для проживания, работнику компании-арендатора должен быть обеспечен беспрепятственный доступ в нее.
Сам арендатор должен использовать жилплощадь и имущество по прямому назначению, своевременно вносить арендную плату, оплачивать коммунальные услуги, а также содержать квартиру в технически исправном состоянии, соблюдать санитарные нормы и правила.
Пожалуй, самым важным является пункт о цене договора. В документе необходимо четко зафиксировать сумму, которую арендатор должен будет платить за квартиру, а также указать порядок оплаты: в каком виде (наличными или на расчетный счет), в какие сроки, каковы последствия просрочки платежа.
Чтобы арендодатель не мог поднимать арендную плату каждый месяц, необходимо прописать в договоре, что пересмотр платы может производиться не чаще одного раза в год и по соглашению сторон.
- Трехсторонний договор аренды жилого помещения.
При подписании договора на аренду квартиры для сотрудника между тремя сторонами арендодателем будет являться владелец жилплощади, арендатором – компания-работодатель, а специалист будет выступать в роли третьей стороны, у которой есть свои права и обязательства.
Квартира в этом случае предоставляется исключительно для того, чтобы там проживал работник организации. Вероятно, именно он будет исполнять обязанности по уплате коммунальных платежей и пр. А вот плату за наем должен вносить арендатор, то есть компания. На сотрудника также лягут обязательства по компенсации материального урона, причиненного имуществу.
При заключении договора все три стороны подписывают акт о техническом состоянии квартиры, количестве мебели и прочего имущества. Это необходимо и арендодателю, который сможет предъявить претензии арендатору, утратившему или испортившему его имущество, и самому арендатору.
Аренда квартиры для сотрудника: налогообложение
Органы контроля и надзора полагают, что плата за аренду квартиры для сотрудника – это часть оплаты его труда, то есть доход работника, выраженный в натуральной форме. Поэтому обязанность по обеспечению специалиста жилой площадью должна быть отдельно прописана в трудовом договоре с ним.
Как мы уже отмечали, Трудовой кодекс РФ подразумевает, что в натуральном виде служащему можно выплачивать не больше 20 % от общего объема его заработной платы. Минфин подтверждает, что из затрат на аренду квартир для сотрудников в «прибыльных» расходах можно прописывать в качестве затрат на зарплату только ту сумму, которая не превышает соответствующий лимит (статья 255 НК РФ).
Прецедент: Стоит отметить, что однажды суд признал возможность учета таких расходов для налогообложения прибыли в полном объеме. ФАС Центрального округа акцентировала внимание на том, что издержки служат целям обеспечения производственных процедур – без них приглашенные издалека работники попросту не смогли бы исполнять свои договорные рабочие обязанности. Также антимонопольная служба заявила, что нормы Трудового кодекса не могут влиять на налоговые взаимоотношения, поэтому довод о двадцатипроцентном ограничении не играет роли. Список затрат в пользу сотрудника, которые можно учитывать при исчислении налога на прибыль, является открытым (Постановление ФАС ЦО от 29.09.2010 № А23-5464/2009А-14-233).
Таким образом, в аспекте взаимосвязи расходов работодателя на аренду жилья для сотрудников и уплаты налогов в бюджет наблюдается достаточно противоречивая ситуация.
С одной стороны, работодатель, уплатив арендную плату за жилье работника, может, оформив соответствующую плату определенным образом (как компенсационную в рамках трудовых правоотношений), избавить сотрудника от необходимости уплачивать НДФЛ с данной суммы.
С другой стороны, работодатель вправе применить расходы на оплату жилья для работника в целях уменьшения налоговой базы только в том случае, если данные расходы будут частью зарплаты работника по трудовому договору.
Получается, что работодателю придется выбирать между 2 основными способами оптимизации расходов (налоговой нагрузки):
- Возможности не перечислять НДФЛ с арендных расходов, а также не начислять социальных взносов на них (порядка 30% от соответствующей суммы) — однако, при отсутствии гарантированной законом возможности применить данные расходы для оптимизации базы по налогу на прибыль или УСН.
- Возможности применить расходы на оплату жилья работнику в целях оптимизации налоговой базы — при условии уплаты с них НДФЛ и социальных взносов (при этом, налог и взносы сами по себе также могут быть применены в целях уменьшения базы).
Возможны и некие альтернативные подходы к выстраиванию работодателем правоотношений с работником. Например — предоставление сотруднику жилья не по трудовому договору, а по гражданско-правовому договору за минимальную сумму (с которой можно и заплатить НДФЛ — но без социальных взносов), а то и вовсе бесплатно (соответственно, без начисления НДФЛ) в порядке переуступки права на пользование жильем, изначально арендованном у собственника. При этом, НДФЛ (при платном договоре) должен заплатить сам работник (но работодатель может помочь ему в этом).
Комментарий адвоката Олега Сухова:
Внесение ежемесячных платежей за аренду никак не оформляется. Фактически подтверждением оплаты служит то, что у хозяина нет претензий к арендаторам. Но если конфликт между владельцем и квартиросъемщиком придется решать в суде, то необходимо будет предоставить доказательства о внесении арендной платы (как минимум за последние месяцы). Однако может возникнуть вопрос к собственнику – если он не получал денег за квартиру, почему не составил претензию.
Для суда доказательством оплаты станет и график платежей с подписями обеих сторон, и расписка, и выписки с банковской карты или квитанции о переводе денег. Также могут быть использованы свидетельские показания или, например, подтверждение оплаты в электронной переписке. Если квартиранты не вносят арендную плату, хозяину нужно направить претензию. Для суда бумага станет основанием для взыскания денег.