Кассовая книга: кому нужна и как вести
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая книга: кому нужна и как вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Когда онлайн-устройства на ЕНВД обязательны
В общем случае все, кто находятся на этом режиме, обязаны были начать применять новую систему еще с 1 июля 2018 года. Но затем были внесены изменения в ФЗ, благодаря которым для части плательщиков отодвинули старт функционирования с обновленными правилами, по принятому ФЗ это передвинули на конец июня 2019 года, то есть дали им еще 12 месяцев, чтобы они могли подготовиться.
Поэтому образовалось 2 срока, в которые стало необходимым использование техники:
- 01.07.2018 года – обязательное использование ККМ при ЕНВД для всех предприятий общепита, розницы, реализации через автоматы и ИП, у которых есть наемные работники;
- 01.07.2019 года – переходят все остальные юридические лица и прочие участники единого налога на вмененный доход, которые работают в одиночку.
Если юрлицо нанимает людей, то в течение календарного месяца с момента оформления с ними договора он должен зарегистрировать ККТ.
Кто из работающих на ЕНВД вправе не задействовать кассы
Есть несколько категорий предприятий, которым разрешается обходиться без ККТ:
- торговля на неподготовленных рынках, вне палаток, на стихийных ярмарках;
- напитки из цистерн – пиво или квас, молоко, вода;
- продажи через механические автоматы (жевательные резинки, бахилы, конфеты и др.);
- изготовление кожгалантереи и ключей;
- предложение населению ценных бумаг;
- распилка дров, вспашка огородов;
- продажа с рук газеты, печатные издания, билеты;
- занимающиеся ремонтом обуви, мелкой электроники или бытовой техники;
- граждане, которые сдают свое жилье в аренду.
Под этот перечень также попадают специалисты, которые работают нянями, сиделками, горничными, носильщиками или заняты в подобных профессиях. Но с 2020 года они могут оформиться, как самозанятые. Торгующие выдают товарные чеки, оказывающие услуги – БСО.
Также на данный момент освобождены от этого все предприниматели, которые официально находятся в слишком отдаленных районах. Там не должно быть стабильного интернета либо это вообще труднодоступное место. Список подобных территорий утвердило министерство связи.
Но для тех, кто торгует алкоголем, все равно есть обязательство минимум два раза в месяц отправляться в местность, где есть интернет, чтобы отправить все чеки в ОФД.
Нужна ли ИП армейская дисциплина, чтобы вести кассу
Дисциплина в бизнесе сродни армейской, поэтому ИП, принявшие решение вести кассовые операции в полном объеме, должны строго соблюдать требования, установленные Центробанком РФ. Это поможет избежать повышенного внимания контролирующих органов. Предприниматель должен руководствоваться Указаниями ЦБ РФ:
- 3210-У от 11.03.2014 (в ред. от 05.10.2020) — документ регламентирует порядок ведения кассовых операций как для ИП, так и юридических лиц;
- 5348-У от 09.12.2019 — определяет правила наличных расчетов.
Для обеспечения единого подхода к ведению учета, Госкомстат РФ разработал унифицированные формы БСО и регистров бухгалтерского учета:
- кассовая книга — ф. КО-4;
- приходный кассовый ордер — ф. КО-1;
- расходный кассовый ордер — ф. КО-2.
Выдача заработной платы сотрудникам отражается в зарплатной ведомости (Т-53) или расчетно-платежной (Т-49). При выплате на банковские карты эти ведомости не заполняются. Вместо них оформляется расчетный документ ф. Т-51.
Упразднены такие требования, как: обязательная нумерация страниц, установка дневных лимитов, заполнение последнего листа с подсчетом количества страниц. В остальном налоговики обязывают бизнес придерживаться утвержденных правил.
Хранение кассовой книги
За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.
Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.
Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.
Нужен ли кассовый аппарат для ИП на ЕНВД
Как и ИП, работающие на других режимах налогообложения, предприниматели на ЕНВД обязаны составлять отчётность по результатам своей деятельности и вырученным средствам. Расчёт единого налога ИП на данном специальном режиме не требует учёта реальной выручки — на размер налога влияют только физические показатели бизнеса. Поэтому споры о том, обязывать ли ИП на ЕНВД покупать онлайн-кассу или нет, велись в Правительстве довольно долго.
ИП на ЕНВД стоят последними в очереди на установку онлайн-ККМ — для них он завершится 1 июля 2021 года.
ККТ сегодня применяется ИП на ЕНВД:
- по собственному желанию;
- при осуществлении расчётов наличными средствами с ИП, ООО и ОАО (касса не требуется, только если осуществляемый ИП вид деятельности числится в перечне ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Нужно ли вести индивидуальному предпринимателю?
Таким образом, вышеупомянутый регламент ЦБ РФ (Указание №3210-У) предоставляет индивидуальным предпринимателям законное право вести КК, но фактически снимает с них такую обязанность.
Для ИП вводится упрощенный порядок ведения кассы, который позволяет им отказаться не только от КК, но и от заполнения приходных/расходных ордеров.
Однако этот упрощенный порядок является лишь опцией, доступной для ИП. Надо отметить, что некоторые ИП, которые используют труд наемных работников, непосредственно осуществляющих прием/выдачу наличных, все же придерживаются общего регламента – оформляют ПКО/РКО и заполняют КК, – так как это соответствует их финансовым интересам.
Практика показывает, что предпринимателю в этой ситуации не рекомендуется отказываться от официального удостоверения фактов поступления/выдачи наличности.
Кто ведет кассовую книгу ИП?
В общем случае кассовую книгу должен вести кассир. Он принимает деньги и вносит соответствующую запись в журнал. Кассир ставит свою подпись под заполненными листами кассовой книги. По окончании рабочего дня кассир передает остаток денежных средств в бухгалтерию. Помимо этого кассир отдает все первичные документы, а именно: расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер подписывает лист из журнала. При отсутствии главного бухгалтера, свою подпись ставит руководитель предприятия. Эта процедура является ежедневной.
Для индивидуальных предпринимателей вышеупомянутая процедура немного иная. Многие ИП работают самостоятельно, без наемных работников, а значит — у них нет главного бухгалтера. В этой ситуации для того чтобы провести кассовые операции требуется сотрудник, ознакомленный под роспись со своими должностными обязанностями и правами. Такую процедуру индивидуальный предприниматель может проводить и лично.
Обязанность ведения кассовой книги предпринимателями
В 2014 году законодательством внесены изменения в порядок ведения предпринимателями кассовой книги. На основании Указания Центробанка от 11.03.2014г. за № 3211-У ИП освобождены от ведения кассовой книги. Нововведение законодательства не означает отказа от ведения учета наличных денежных средств, но допускает отсутствие точного учета и исключает проверки кассы налоговыми органами.
Требование законодательства состоит в обязательном учете физических показателей деятельности предпринимателя, на основании которых начисляются налоги. Данное указание можно в первую очередь применить к учету специальных режимов налогообложения ИП.
Преимущественное количество активно работающих ИП продолжают вести журнал и оправдательные документы. Если предприятие использует общую систему налогообложения или имеет значительные денежные обороты, неведение кассовой книги может привести к потере данных или, что также вероятно, сокрытию средств недобросовестными сотрудниками.
Прямое указание на отсутствие необходимости вести кассовую книгу предпринимателям на ОСН отсутствует. Кроме того, если ИП имеет зарегистрированную технику ККТ, в этом случае ведение журнала необходимо. Проверка ведения учета ККМ производится одновременно с контролем поступления денежных средств в операционную кассу ИП. Если журнал вести правильно, проверка имеет положительный результат.
Послаблением в учете операций воспользовались только предприниматели, имеющие:
- малые обороты денежной наличности;
- отсутствие численности работников;
- незарегистрированный ККМ, используемый в качестве способа учета движения наличности.
Нужна ли касса для ИП на ЕНВД?
Выбранная форма отчётности в большинстве ситуаций не даёт предпринимателям каких-либо преимуществ перед остальными. С 1 июля 2019 года устанавливать аппарат обязаны практически все предприниматели. В том числе — те, для кого отсрочка действовала ранее. Речь идёт о следующих направлениях деятельности:
- Продавцы ценных бумаг.
- Розничные торговые точки, общая площадь зала у которых не превышает 150 квадратных метров. Даже если они работают на УСН.
- Предприятия общественного питания, у которых нет клиентского зала, либо если он не оборудован.
- Передвижная торговля, с помощью вендинговых автоматов и ярмарок.
- Немобильная розничная торговля в отдельных точках.
Что надо сделать перед покупкой кассы?
Перед покупкой нужно не только выбрать модель кассы, предварительно оценив её функционал, исходя из специфики бизнеса, но и совершить определенные подготовительные действия:
- Проверка кассы на соответствие законодательным нормам (она должна печатать чеки, создавать их цифровые варианты и отправлять информацию в режиме реального времени оператору, а затем налоговикам). Перечень рекомендуемых аппаратов есть на сайте налоговой службы.
- Выбор оператора фискальных данных, с которым необходимо подписать договор. Обычно его заключают на год. Перечень ОФД-компаний тоже размещен на портале ИФНС.
- Покупка фискального накопителя. Он действует тринадцать, пятнадцать или тридцать шесть месяцев (именно трехлетний используют ИП на ЕНВД). После истечения срока работы его нужно заменить.
- Приобретение дополнительного программного пакета, если того требует бизнес (алкогольный, табачный, мясо-молочный) или предприниматель использует несколько систем налогообложения.
Когда предприниматель купит кассу, он должен ее зарегистрировать в налоговой и у оператора ФД. Для этого нужно подать заявку. После проверки регистрационной информации налоговики пришлют номер, который затем бизнесмен заносит в аппарат, формирует первый фискальный отчет и отсылает его в инспекцию. После подтверждения и оформления регистрационной карточки устройство готово к работе.
Если у ИП на ЕНВД есть работники, отсрочка действует?
Если руководитель индивидуального предприятия берёт на работу хотя бы ещё одного человека, то он обязан купить и поставить на учет онлайн-кассу в течение тридцати суток после заключения соглашения с работником, даже если до этого дня для его компании действовала отсрочка. Но отметим, что, если у предпринимателя трудятся продавцы – ИП, формально они работниками не считаются, как и сотрудники на гражданско-правовых контрактах. В этих двух случаях отсрочка сохраняется: нет трудового соглашения – нет ККТ.
Кстати! Продавцы акцизных товаров ставят новые онлайн-устройства в любом случае, даже если находятся в труднодоступных местах или продают свой товар на рынке.
Санкции за отсутствие или неверное использование онлайн-кассы
Когда предприниматель не вовремя отправляет данные о покупках, не следит за исправностью устройства и постоянством интернет-связи, использует технику, не соответствующую нормам закона, или вообще не зарегистрировал кассу, хотя его к этому обязывает федеральное законодательство, налоговая начислит штраф:
- при неимении нужной техники – от четверти до половины незафиксированной выручки, но не менее десяти тысяч рублей;
- неправильное использование техники или установку аппарата, не включенного в перечень разрешенной техники, обойдётся предпринимателю от 1500 до 3000 рублей;
- за невыдачу квитанции потребителю компанию просто предупредят или взыщут две тысячи рублей.
Нужна ли кассовая книга при онлайн-кассе
Все ООО вне зависимости от системы налогообложения должны соблюдать кассовую дисциплину: оформлять ПКО и РКО и вести кассовую книгу. Оплата будет приходить не от отдельных физических лиц, а напрямую от маркетплейса.
Причем, она ведется одна, даже при использовании нескольких видов деятельности и разных режимов налогообложения. Рассмотрим, как правильно заполнять кассовую книгу в 2021 г. и какие данные в ней отражаются.
Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена. Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР. Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.
Порядок ведения кассовой книги для ИП
С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»
На титульном листе кассовой книги указывается срок ее действия. В случае если книга закончилась до окончания календарного года, а год продолжается, то заводится еще одна книга, в которой продолжаются записи в хронологическом порядке. На второй книге также указывается дата начала ее ведения и дата окончания книги. Это дает возможность определить последовательность кассовых книг.
Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.
Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.
В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.
На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.