Анализ использования рабочего времени
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Анализ использования рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Кто должен вести учет рабочего дня
Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.
Уполномоченное лицо должно:
- фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
- контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
- закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.
Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.
Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.
При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:
- руководитель издает соответствующий приказ;
- изменения отображаются в коллективном договоре;
- разрабатываются графики выхода на смену;
- оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
- проводится ознакомление с распорядком.
При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.
где Q – объем продукции в денежном выражении.
Основное достоинство стоимостного метода заключается в том, что с его помощью можно измерить уровень и динамику производительности труда при производстве разнородной продукции. Также данный метод обеспечивает возможность получения сводных данных по отраслям, территориям и экономике в целом.
В различных отраслях экономики применяются разные показатели производительности труда:
1) в промышленности – объем продукции в натуральном или стоимостном выражении в расчете на одного работника промышленно-производственного персонала, в расчете на отработанный человеко-день или человеко-час; трудоемкость единицы продукции или работ;
2) в сельском хозяйстве – выработка продукции в денежном в расчете на одного среднегодового работника, на один отработанный человеко-день; выработка сельскохозяйственных продуктов в натуральном выражении в расчете на один отработанный человеко-час; затраты труда в человеко-часах на производство единицы продукции;
3) в строительстве – объем строительно-монтажных работ по сметной стоимости в расчете на одного работника строительно-производственного персонала, занятого на строительно-монтажных работах и в подсобных производствах, числящихся на балансе строительных организаций, в расчете на один отработанный человеко-день или человеко-час;
4) в торговле – товарооборот в расчете на одного работника, на один отработанный человеко-день.
Оплата труда наемных работников состоит из двух основных компонентов:
1) заработная плата;
2) отчисления работодателей на социальное страхование.
Заработная плата включает в себя все виды заработков, начисленных в денежной или натуральной форме, независимо от источника финансирования, а также денежные суммы, начисленные работникам в соответствии с законодательством за непроработанное время.
Отчисления на социальное страхование – это отчисления, которые осуществляются работодателями с целью обеспечения наемным работникам в будущем права на получение социальных пособий.
Социальные пособия – это выплаты, которые осуществляются органами государственного страхования, государственными и негосударственными пенсионными фондами, страховыми учреждениями, работодателями домашним хозяйствам при наступлении определенных обстоятельств, которые приводят к снижению доходов и благосостояния домашних хозяйств.
Различают фактические и условно исчисленные отчисления работодателей на социальное страхование:
1) фактические отчисления на социальное страхование – это платежи, осуществляемые работодателями третьей стороне, т. е. организациям социального страхования. Эти платежи представляют собой основной источник средств для выплат населению пенсий, пособий, финансирования расходов на лечение и отдых работников;
2) условно исчисленные отчисления на социальное страхование – это аналог социальных пособий, выплачиваемых работодателями непосредственно их работникам, бывшим работникам или их иждивенцам, имеющим на это право, за счет своих средств без привлечения третьей стороны.
Налоги на производство и импорт – это обязательные безвозмездные невозвратные платежи, которые взимаются органами государственного управления с производственных единиц в связи с производством и импортом товаров и услуг или использованием факторов производства.
В составе налогов на производство и импорт выделяют налоги на продукты и другие налоги на производство.
Другие налоги на производство – это налоги, связанные с использованием факторов производства, а также платежи за лицензии и разрешение заниматься какой-либо производственной деятельностью или другие обязательные платежи, уплата которых необходима для деятельности производственной единицы.
Субсидии на производство и импорт – это текущие безвозмездные невозвратные платежи, которые государство производит предприятиям в связи с производством, продажей или импортом товаров и услуг или использованием факторов производства для проведения определенной экономической и социальной политики.
В составе субсидий на производство и импорт выделяют субсидии на продукты и другие субсидии на производство.
Другие субсидии на производство – это субсидии, которые предприятия получают от органов государственного управления в связи с использованием факторов производства.
Валовая прибыль и валовые смешанные доходы – это часть валовой добавленной стоимости, которая остается у производителей после вычитания расходов, связанных с оплатой труда наемных работников и уплатой налогов на производство и импорт.
Что такое анализ затрат рабочего времени
Анализ рабочего времени сотрудников на предприятии – это методика расчета эффективности работы (трудозатрат) персонала. Она применима к специалистам в любом сегменте и эшелоне производства, вне зависимости от их специальности и стажа. Анализ использования рабочего времени персонала также можно проводить на основании различных источников данных, включая трудовой табель, данные из тайм-трекеров и мониторинга, всевозможные отчеты, кадровые документы, статистические сведения и срезы по эффективности организации.
Измерять потери и вести расчет снижения различных параметров (включая затраты по часам на реализацию плана и неэффективные потери) тоже можно разными способами – натуральным, трудовым и стоимостным. Анализ использования фонда рабочего времени в соответствие с табелем и другими данными существенно упрощается, если на компьютеры сотрудников организации установлен специализированный софт. На работника он никак не влияет, лишь фиксирует его действия в течение дня.
Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы
Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.
Стрессовое состояние.
Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.
Состояние усталости.
Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.
Соцсети.
Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.
Сотовый телефон.
Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.
Режим многозадачности.
Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.
Чувство скуки.
Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.
Чувство голода.
Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.
Коэффициент использования рабочего времени — формула
Формула для определения данного показателя за рабочий день выглядит следующим образом:
Кирв (час.) = Tф/Tу,
где Tф – фактическое время, которое было отработано рабочим за день;
Tу – установленная продолжительность рабочего дня.
То есть реально потраченное с пользой время соотносится с тем временем, которое, в теории, должно быть потрачено с пользой.
Чтобы высчитать коэффициент за определенный период, отличный от рабочих суток (месяц, квартал, полугодие и так далее), нужно использовать следующую формулу:
Кирв (дн.) = Дф/Дн,
где Дф – количество дней, которые были реально отработаны работником за отдельно взятый период. То есть дни, когда у него не было выходного, отпуска, праздничного, прогула или отгула по болезни.
Дн – это количество дней, которые нужно было отработать работнику, чтобы достичь установленного параметра за данный промежуток времени.
Чтобы расчитать универсальный коэффициент в процентах, можно использовать такую формулу:
Кирв = Кирв (дн.)*Кирв (час.)*100
Статистические показатели использования рабочего времени
Рабочее время
есть часть календарного времени, затрачиваемого на производство продукции или выполнения определенного вида работ. Для характеристики его использования применяют специальные показатели. Исходным служит показатель
календарного фонда времени
– число календарных дней месяца, квартала, года, приходящегося на одного рабочего или коллектива рабочих. Например, календарный годовой фонд времени одного рабочего равен 365 (366) дням, а коллектива из 1000 рабочих — 365000 (366000) чел.-дней. Структура календарного фонда рабочего времени представлена на рис.3.
При учете рабочего времени основными единицами являются человеко-час и человеко-день. На практике применяются и более крупные единицы времени, такие, как человеко-месяц и человеко-год, но они эквивалентны показателям среднесписочного числа работников за соответствующие периоды.
Отработанным человеко-часом
является один час работы работника на своем рабочем месте. Отработанным
человеко-днем
считается явка работника на работу и тот факт, что он приступил к работе независимо от продолжительности рабочего времени.
Человеко-дни явок на работу
– это фактически отработанные человеко-дни и человеко-дни целодневных простоев.
Человеко-дни неявок на работу
– это дни невыхода на работу по уважительным или неуважительным причинам.
Рис.3. Структура календарного фонда рабочего времени
Табельный фонд рабочего времени
определяется вычитанием из календарного фонда времени человеко-дней праздничных и выходных.
Максимально возможный фонд рабочего времени
равен календарному фонду за исключением числа человеко-дней ежегодных отпусков и человеко-дней праздничных и выходных.
На основании абсолютных показателей рабочего времени в человеко-днях исчисляются относительные показатели, характеризующие степень использования того или иного фонда времени.
Коэффициент использования календарного фонда времени
:
.
Этот коэффициент используется для анализа и сопоставления степени использования рабочего времени на уровне предприятий, отраслей и экономики в целом.
Коэффициент использования табельного фонда времени
:
.
Этот коэффициент целесообразно применять для сопоставления уровней использования рабочего времени при межотраслевых сопоставлениях.
Коэффициент использования максимально возможного фонда времени
:
.
Коэффициент использования максимально возможного фонда времени характеризует степень фактического использования того времени, которое максимально могли отработать рабочие предприятия.
Для оценки использования рабочего времени рассчитывается коэффициент использования рабочего периода
, который равен:
,
где — среднее число дней, отработанных одним работником за период;
— число дней, которые должен был отработать один работник за период по режиму работы предприятия.
Среднее число дней, отработанных одним работником, определяется как отношение общего числа отработанных человеко-дней к среднесписочной численности работников.
Основной проблемой отечественных методик является затруднение специалистов в решении поставленной задачи из-за отсутствия опыта в данной области или отсутствия определенных компетенций.
В зарубежной практике исследование времени работы сотрудников также очень популярно, так как весьма позитивно оценивается его влияние на различные аспекты практики хозяйствования предприятия, однако оно требует определенной адаптации.
Главной целью проведения анализа является разработка рекомендаций, позволяющих предотвратить снижение объемов выпускаемой продукции и ее качества.
Задачей предлагаемого анализа становиться выявление наиболее уязвимых моментов в производстве, которые связаны с использованием рабочей силы.
Методика проведения анализа показателей использования затрат рабочего времени представлена следующими этапами:
- анализ применяемых на предприятии режимов рабочего времени и перераспределение персонала по режимам;
- расчет количества часов, которое было отработано работниками в ночное время (при этом работоспособность персонала низка), сверхурочно (когда так же работоспособность персонала снижается);
- далее проводится оценка эффективности времени работы, с этой целью анализируется использование ФРВ, определяется и формируется баланс РВ, производится расчет ФРВ на одного сотрудника, а также определяются некоторые другие показатели;
- на следующем этапе необходимо понять и выявить причины, негативно влияющие на ФРВ;
- разрабатываются основные мероприятия по устранению выявленных «больных» мест и предлагаются варианты устранения негативных последствий.
Коэффициенты использования фондов времени
Использование рабочего времени характеризуется системой показателей — коэффициентами использования фондов времени (календарного, табельного и максимально возможного), коэффициентами использования рабочего периода и рабочего дня, интегральным коэффициентом использования рабочего времени.
Исходным служит показатель — календарный фонд рабочего времени — число дней определенного календарного периода (месяца, квартала, года и т. д.), приходящегося на одного работника или на совокупность работников. Например, календарный годовой фонд времени одного работника равен 365 дням, а коллектива из 100 работников — 36500 человеко-дням. Календарный фонд рабочего времени рассчитывается как сумма числа человеко-дней явок и неявок на работу и отработанных и неотработанных человеко-дней.
Табельный фонд рабочего времени определяется вычитанием из календарного фонда времени человеко-дней праздничных и выходных.
Максимально возможный фонд рабочего времени (располагаемое время) представляет собой максимальное количество времени, которое может быть отработано в соответствии с трудовым законодательством. Величина его равна календарному фонду за исключением числа человеко-дней ежегодных отпусков и человеко-дней праздничных и выходных.
За месяц, квартал, год может быть исчислена фактическая средняя продолжительность рабочего времени, для чего соответствующий период делится на среднесписочную численность работников за этот же период.
Основные категории затрат рабочего времени
При изучении трудовых процессов, разработке норм труда необходимо установить, какие затраты рабочего времени являются необходимыми, несут на себе продуктивную нагрузку, а какие считаются излишними, нерациональными затратами и потерями. Для этого рабочее время классифицируется, то есть подразделяется, на отдельные категории по определенным признакам.
Статья 91 ТК РФ определяет рабочее время следующим образом: «Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».
Примечание. В правовом отношении рабочее время — это законодательно установленный период времени работы для всех участников производства.
Уже в самом определении рабочего времени словами «и иные периоды» обозначена его неоднородность. Для работника оно подразделяется на время работы (в течение которого рабочий выполняет ту или иную предусмотренную или не предусмотренную производственным заданием работу) и время перерывов в работе (в течение которого рабочий не работает).
Сущность и значение анализа потерь рабочего времени
Полноту использования трудовых ресурсов на предприятии можно оценить по числу отработанных часов и дней одним работником за определенный временной период, и по степени использования фонда рабочего времени.
Подобного рода анализ осуществляется по каждой из категорий работников, по производственным подразделениям, а также по предприятию в целом.
Для того чтобы выявить причины внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени, необходимо сопоставить данные планового и фактического баланса рабочего времени. Потери рабочего времени могут быть вызваны как объективными, так и субъективными обстоятельствами:
- дополнительными отпусками (с разрешения руководства организации)
- прогулами
- заболеваниями (сопровождающимися временной потерей работоспособности)
- простоями вследствие неисправностей машин, оборудования
- из-за отсутствия или дефицита сырья, материалов, электроэнергии и т. д.
Минимизация потерь рабочего времени – это важный резерв увеличения производственных возможностей предприятия, не требующий, при этом, каких-либо дополнительных капиталовложений и дающий относительно быстрый эффект.
Цели изучения расходов рабочего времени
Анализируя использование рабочего времени, учитывают его потери в дни оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска, болезни, прогулов и простоев. Причиной простоя может быть неисправность оборудования, прекращение подачи электроэнергии, предоставление дополнительных перерывов подросткам, инвалидам или кормящим матерям.
Основными целями являются:
- Анализ производительных и непроизводительных затрат рабочего времени;
- Расчет потерь рабочего времени, составление сравнительных таблиц с данными об отклонении фактических показателей от плановых;
- Выяснение причин сокращения ФРВ, выявление резервов для исправления положения;
- Выбор оптимального соотношения численности работников и затрат трудового времени. Данное соотношение должно обеспечить максимальное повышение производительности труда и выработки продукции;
- Расчет производительности труда;
- Разработка предложений по увеличению максимально возможного ФРВ и улучшению показателей деятельности предприятия.
Анализ кадрового состава
Он позволяет выявить причины потерь рабочего времени, оценить структуру кадров и резервы более производительного труда.
В ходе аналитического исследования определяется степень обеспеченности кадрами, то есть отношение фактического числа постоянных работников к их плановому количеству.
Показателями кадровой обеспеченности являются разница между этими числами (абсолютное отклонение), а также процент отклонения от плановой численности. Например, если по плану число работающих составляет 240 человек, а фактически работает 217, то абсолютное отклонение составляет 23, а процент отклонения равен 9.6.
При анализе кадрового состава предприятия выявляют факторы, влияющие на темпы выпуска продукции, ее качество и скорость реализации, а также на получение прибыли.