Форма приказа о закрытии обособленного подразделения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма приказа о закрытии обособленного подразделения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Всё начинается с того, что головная организация принимает решение о закрытии обособленного подразделения. Если это филиал или представительство, то требуется решение от собственников головной организации. В обществах с ограниченной ответственностью для этого следует провести общее собрание участников. Закон об ООО прямо этого не требует, однако проводить собрание нужно при открытии таких подразделений. Соответственно, и при закрытии лучше позаботиться о коллективном решении собственников компании.
Итак, снять с учёта обособленное подразделение в 2022 году невозможно до того, пока не уволены все сотрудники.
Увольнение при закрытии ОП происходит по определённым правилам. Если оно расположено в том же населённом пункте, где основной офис, то следует предложить сотрудникам перевод в другие подразделения. Увольнять их можно лишь в том случае, если подходящих вакансий нет. Основание для расторжения договора – сокращение в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Если у компании нет других ОП в том же городе или посёлке (селе, деревне), то договор с работником расторгается на основании пункта 1 части 1 статьи 81 ТК РФ, так как подразделение ликвидируется.
В остальном всё как обычно. С сотрудниками необходимо рассчитаться не позже дня увольнения, а также выдать им должным образом оформленные кадровые документы. Если производится сокращение, им дополнительно обеспечиваются гарантии в соответствии с Трудовым кодексом и договором.
Объясняем, как правильно составить приказ
По своей структуре приказ можно условно разделить на три смысловых блока: реквизиты, основная (распорядительная) часть и подписи лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Начинаем именно с реквизитов, если используется чистый лист бумаги. Указываем полное наименование организации со ссылкой на организационно-правовую форму лица, ИНН, ОГРН и юридический адрес. Этих сведений для налоговой будет достаточно. Далее посередине листа пишется слово «приказ», ему присваивается номер для внутреннего документооборота в фирме. Чуть ниже обозначается дата издания распоряжения и населённый пункт, в котором оно было составлено. Необходимо учесть, что населённые пункты, в которых располагаются головной офис и обособленное подразделение, могут отличаться. Проверяем правильность указанных сведений и переходим к следующему блоку.
Начать основную часть следует с обоснования. Указываем причину закрытия отдела. Затем пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие положения:
- обозначаем сам факт закрытия подразделения, указываем его адрес;
- даём распоряжение одному из подчинённых курировать весь процесс ликвидации. Речь идёт о подготовке всей необходимой документации, отчётности, решении вопросов с контрагентами, исполнении обязательств;
- приказываем главбуху осуществить закрытие баланса отдела;
- возлагаем ответственность за исполнение приказа. Это может быть сам директор или любой его подчинённый.
Пошаговая инструкция “Как закрыть филиал или представительство компании в другом городе?”
Прежде всего, необходимо отметить, что с 05.05.2014 года, в связи с изменением Гражданского кодекса включение сведений о филиале (представительстве) в устав не является обязательным, достаточно внесения в ЕГРЮЛ.
Таким образом, если филиал (представительство) организации открыт после 05.05.2014 года, сведения о нем не вносились в устав, то для его закрытия достаточно внести изменения в ЕГРЮЛ.
Если же филиал был открыт до 05.05.2014 года или позже, но сведения о нем были внесены в устав компании, то для закрытия филиала необходимо разработать новую версию устава, утвердить ее и зарегистрировать.
В настоящей инструкции мы собрали информацию по двум вариантам действий для закрытия филиала (представительства) компании.
Разберемся в понятиях
Структура юридического лица предусматривает многочисленные представительства, подразделения и филиалы. Все это отдельные структурные отделения, которые располагаются за пределами самой организации. Но филиал, обособленное отделение или представительство не становится новым юридическим лицом и не наделяется имуществом.
Структурное отделение создается, чтобы юридическое лицо могло осуществлять свою деятельность в новом территориальном местоположении. Обособленное наделяется правами и полномочиями представлять интересы головной организации, вести бизнес от ее имени, производить расчеты, заключать договоры и контракты и так далее.
Компания самостоятельно принимает решения о создании и закрытии обособленных подразделений. О принятом решении следует уведомить ФНС в установленном порядке.
ВАЖНО! Полезно: пошаговая инструкция, как правильно закрыть обособленное подразделение со всеми образцами и бланками.
Форма заполняется как сообщение, в котором компания уведомляет налоговую инспекцию о том, что было открыто обособленное подразделение. При этом такое подразделение должно отвечать одновременно нескольким требованиям:
- это не филиал;
- это не представительство;
- оно имеет другой адрес по сравнению с головным офисом;
- оно имеет стационарные рабочие места (начиная от одного), которые полностью оборудованы для выполнения работниками соответствующих обязанностей;
- предполагаемая продолжительность работы составляет не менее месяца (непрерывно).
При этом документ составляется не только как уведомление об открытии, но и как уведомление:
- о его переименовании;
- об изменении его адреса;
- об одновременном изменении и адреса, и названия подразделения.
Во всех случаях уведомление следует направить в местную налоговую инспекцию не позднее 30 календарных дней со дня учреждения подразделения или изменения любого из его сведения (названия и/иди адреса).
Что такое обособленное подразделение
Отдельное подразделение признается обособленным, если оно располагается за пределами основного адреса компании, осуществляет деятельность более одного месяца и в нем работает минимум один человек. Несмотря на то, что ОП не считается самостоятельным юридическим лицом, сведения о его существовании вносятся в ЕГРЮЛ. Ранее существовало требование об указании подобной информации об ОП в уставе. По этой причине при его открытии или ликвидации приходилось принимать новый вариант устава.
Подразделение выполняет задачи по представлению компании в другом месте и обязана осуществлять деятельность в ее интересах. Руководство подразделения назначается основной компании и ОП предоставляется необходимое имущество.
Для ликвидации подразделения необходимо подготовить пакет документов, провести увольнение работников, внести изменения в документы и провести их регистрацию.
Заполнение полей формы С-09-3-2
Данная форма считывается машинно, поэтому, если вы заполняете ее от руки, используйте черную шариковую ручку и указывайте информацию печатными заглавными буквами. Одна ячейка рассчитана только под один символ, так что несколько символов в одном поле будут ошибкой. Сообщения с ошибками и исправлениями не принимаются.
Формы, которые подаются в электронном виде, должны быть заверены электронной подписью.
Лицом с правом подписи является либо руководитель компании (код 3), либо уполномоченный представитель (код 4).
Номера страниц указываются в четырехзначном формате, т.е. титульная страница — 0001, а первая страница приложения — 0002.
Приложение может быть приведено на стольких страницах, сколько представительств планируется закрыть. Эта цифра отражена в начале документа.
Шаг 1. Решить кадровые вопросы.
В первую очередь, надо соблюсти требования Трудового кодекса по увольнению или переводу работников, ведь, как мы уже говорили выше, по месту деятельности ОП есть, как минимум, одно стационарное рабочее место.
| ☑ Процедура увольнения зависит от того, где именно находилось это рабочее место – в том же населенном пункте, где зарегистрирована головная организация, или в другом городе. |
Уведомить иногородних работников об увольнении в связи с ликвидацией подразделения компании надо за 2 месяца и под роспись. Далее надо выплатить увольняемым выходное пособие в размере одной месячной зарплаты. Учитывайте также, что за сотрудниками сохраняется право на средний месячный заработок на период трудоустройства — до трех месяцев. Если работник согласен, то его можно перевести в штат головного офиса или другого подразделения.
С персоналом ОП, работавшим в том же городе, что и головная организация, ситуация другая. Дело в том, что в трудовом договоре необязательно в качестве места работы указывать именно подразделение. В таком случае, если в этом же населенном пункте есть другие рабочие места, то оформляется перемещение сотрудника без изменения трудового договора. При отсутствии вакансий такой персонал увольняют в связи с сокращением штата, тоже с двухмесячным сроком предупреждения.
Разница между закрытием иногороднего подразделения и того, которое находится в том же населенном пункте, где зарегистрирован головной офис, выражается в том, что в первом случае можно уволить любого работника, в том числе, беременную женщину.
Итак, снять с учёта обособленное подразделение в 2021 году невозможно до того, пока не уволены все сотрудники.
Увольнение при закрытии ОП происходит по определённым правилам. Если оно расположено в том же населённом пункте, где основной офис, то следует предложить сотрудникам перевод в другие подразделения. Увольнять их можно лишь в том случае, если подходящих вакансий нет. Основание для расторжения договора – сокращение в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Если у компании нет других ОП в том же городе или посёлке (селе, деревне), то договор с работником расторгается на основании пункта 1 части 1 статьи 81 ТК РФ, так как подразделение ликвидируется.
В остальном всё как обычно. С сотрудниками необходимо рассчитаться не позже увольнения, а также выдать им должным образом оформленные кадровые документы. Если производится сокращение, им дополнительно обеспечиваются гарантии в соответствии с Трудовым кодексом и договором.
Общий порядок действий
Порядок ликвидации территориально обособленных подразделений закон не прописывает явным образом, но логика необходимых действий прослеживается.
В упрощенном виде он выглядит так:
| 1 | Решением какого уровня подразделение создано, аналогичным решением следует его и ликвидировать. Оба решения должны отвечать требованиям закона, устава и внутренних документов компании. |
| 2 | Каждое решение о создании или закрытии территориально обособленной структуры, изменение сведений о ней обязательно регистрируют в налоговой. |
Как закрыть филиал юридического лица?
Процесс инвентаризации охватывает не только имущество, но и обязательства подразделения.
Учитываются текущие долги, запасы ТМЦ, объем средств и внеоборотных активов. На этом же этапе организуется внутренний аудит, подразумевающий контроль своевременности выплаты сборов и налоговых платежей, готовится документация по налогам и бухгалтерии юридического лица. Интересно, что порядком закрытия филиала подразумевается участие в этом процессе комиссии по ликвидации, выполняющей следующую работу:
- Оплата труда и выплата компенсации сотрудникам.
- Сверка дебита и кредита.
- Зачет задолженностей по внутренним расчетам филиала.
Результаты проведенных работ находят отображение в специальных протоколах по типам обязательств и материальных ценностей.
Если это необходимо, возможна продажа активов по команде головного офиса.
Чаще всего открытие и закрытие обособленного подразделения отнесено к компетенции общего собрания акционеров. Однако законом не запрещено делегировать такие полномочия исполнительному органу. У АО обычно такие права есть у совета директоров. В любом случае, даже если участник один, то решение и протокол должны иметь следующие обязательные реквизиты:
- Полное наименование головного предприятия.
- Место и дата принятия решения.
- Порядковый номер документа.
- Данные об учредителях или одном участнике. Если учредителей несколько, то необходимо указать размер их долей.
- Далее прописывается повестка дня, где указывается не только вопрос о ликвидации, но и вопрос об утверждении новой редакции устава (если они вносятся), вопрос о назначении уполномоченного лица за проведение регистрационных действий.
- Примерные сроки ликвидации.
В конце документ подписывается секретарем и председателем, либо единым участником общества.
Как выглядит образец приказа о закрытии обособленного подразделения
После того, как обособленное подразделение выполнило свое предназначение, а также при убыточных показателях прибыли или при ликвидации компании, встает вопрос о закрытии.
Первое мероприятие, которое выполняют в целях закрытия, издание документа приказа.
Образец приказа о закрытии обособленного подразделения позволит быстро выполнить данную процедуру и провести своевременное оповещение налоговой.
Данный приказ становится основанием для исполнения остальных действий в рамках установленного по закону процесса закрытия подразделения. После издания приказа администрация вправе начать процесс закрытия баланса, окончания всех видов деятельности, а также увольнения.
Особенностью закрытия ОП является отсутствие строго установленного законом регламента, что означает необходимость головному офису самостоятельно регулировать процесс ликвидации путем указания в учредительных документах, положениях об ОП, внутренних приказах.
Когда принимать решение
Законодательство никак не регулирует вопрос, когда именно собственник бизнеса/предприятие должно закрыть своё структурное подразделение, которое территориально обособлено от основного офиса. Это сугубо внутренняя управленческая задача.
Основания закрытия «обособки» могут быть самими разными. Чаще всего на практике это:
- решение задач, для которых был учрежден филиал/представительство/подразделение иного типа;
- ликвидация основного предприятия (ее ОП автоматически не могут существовать, поскольку отдельными юрлицами закон их не признает);
- экономические причины (например, убыточность), и др.
Независимо от типа «обособки», запускает весь механизм приказ о ликвидации обособленного подразделения. Образец этого документа имеет свободную форму и структуру. Закон не предъявляет к нему жестких требований.
Рассматриваемый приказ дает старт к различным мероприятиям, без которых не обойтись при закрытии «обособки». Среди них:
- оформление увольнений;
- окончательный расчет с персоналом;
- закрытие баланса;
- передача имущества головному офису, и др.
Особенности оформления бланка
Если на вас возложена задача по составлению приказа о закрытии обособленного подразделения, советуем сначала ознакомиться с нашими рекомендациями и обратить внимание на образец документа.
Первым делом – общая информация. Данный приказ, как и все остальные распорядительные акты, не имеет единого стандарта, а это означает, что формировать его допускается в произвольном виде или, если компании имеет свою утвержденную форму документа – по ее типу. Текст может быть как рукописным, так и печатным, при этом составлять распоряжение можно на простом листе любого удобного формата (общепринятый — А4), или на фирменном бланке предприятия.
При оформлении приказа следует соблюсти лишь одно важное условие – он должен быть подписан директором компании (поскольку все приказы пишутся от его лица) или сотрудником, который в установленном порядке действует от имени руководителя, а также всеми упомянутыми в нем работниками и теми, кого он касается напрямую.
Кроме того, надо внимательно следить за тем, чтобы приказ был составлен без ошибок, опечаток, помарок и исправлений.
Удостоверять бланк приказа печатью особой необходимости нет – это нужно делать только тогда, когда норма по заверению локальных документов организации с помощью различного рода клише заложена в ее учетной политике.
По завершении не забудьте включить сведения о документе в журнал учета распорядительных бумаг.
После того, как приказ о закрытии обособленного подразделения будет создан, подписан, издан и учтен, а все сотрудники, в нем упомянутые, с ним ознакомятся, бланк надо положить в отдельную папку с прочей распорядительной документацией. В ней он должен находиться весь период действия, который устанавливается либо в самом документе, либо автоматически приравнивается к одному году с момента подписания распоряжения.
Затем приказ можно передать в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве.