Оплата проживания в командировке в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата проживания в командировке в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Изменения по командировочным с 2020 года

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Согласно п. 16 Порядка суточные возмещаются за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Размер суточных в настоящее время установлен Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 и составляет 100 руб. за каждый день.

Минтрудом подготовлен проект указа Президента РФ о внесении изменений в п. 16 Порядка, предусматривающий, что размер суточных за каждый день нахождения гражданского служащего в служебной командировке на территории РФ определяется руководителем каждого государственного органа в пределах от 100 до 300 руб.

Необходимость в повышении размера суточных существует давно, поскольку действующий тариф был установлен почти 20 лет назад и с тех пор ни разуне увеличивался, несмотря на неоднократный рост цен на товары, работы, услуги. Пока данный проект Президентом РФ не подписан.

Возмещение проживания в командировке

Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:

• кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
• договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.

При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:

• НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
• страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.

Учет расходов на командировки за границей

Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:

• лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
• суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
• если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
• остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
• перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
• если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
• часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Как оплачиваются выходные в командировке?

Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.

Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания. Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях. Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.

Правила учета расходов на командировки в бюджетных учреждениях

Источник: Учебный

С 25 октября 2008 года командировки работников, как по России, так и за рубеж, оформляются в новом порядке, в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Документ снимает многие ранее спорные и неурегулированные вопросы, связанные с командировками работников.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таково требованиест. 168 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан возмещать работнику, направленному в служебную командировку: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Командировка: оформление документов в 2021 году

Так как командировочные удостоверения были отменены, значительно упростилось документальное оформление командировок
Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые действуют в текущем 2021 году и буду «работать» в следующем 2021 году. Объясним, какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку.

Командировочные удостоверения

Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.

Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял. Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить.

Суточные

Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре. Но при этом следует помнить, что на основании статьи 217 НК РФ, максимальный размер суточных, с которых не начисляется НДФЛ, составляет:

1) для командировок по России – 700 рублей,

2) для зарубежных командировок – 2500 рублей.

Как отмечено в пункте 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Порядок возмещения расходов

Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме. Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами. После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.

Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:

• расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
• Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
• Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.

При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.

Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в п. 46.5 Порядка № 85н, является отражение командировочных расходов*(4), следующим образом:

• выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда», 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» и 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» (смотрите также пп. 48.1.1.2, пп. 48.1.2.2, пп. 48.1.4.2 п. 48 Порядка № 85н);
• оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) — по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Таким образом, в Порядке № 85н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.

Какие документы потребует работодатель?

Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

• уставные и банковские реквизиты отеля;
• паспортные данные проживающего;
• размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
• срок пребывания;
• печать и подпись руководителя гостиницы.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

Оплата проживания в командировке

Направляя сотрудника в командировку, предприятие обязано произвести оплату его расходов на проезд, проживание, суточных, а также сохранить за командируемым его средний заработок. Существует много нюансов, которые необходимо учесть при съеме жилья для командировочного. Сегодня мы рассмотрим все возможные случаи и расскажем, как проходит оплата проживания в командировке.

Решив направить сотрудника в командировку, руководитель оформляет приказ, где точно указывает цель поездки. Согласно действующему законодательству, регулирующему данный процесс, работодатель обязан произвести возмещение расходов на транспорт, проживание, оплатить суточные и сохранить за сотрудником его средний заработок.

Важно

После окончания командировки работник обязан в течение трех рабочих дней оформить авансовый отчет, где необходимо отразить все произведенные расходы и написать служебную записку. Бухгалтерия на основании полученных документов принимает к учету произведенные расходы.

Однако, если с транспортом все более или менее ясно и принимаются к учету приложенные билеты, то вот на проживание стоит обратить особое внимание.

Оплата проживания в командировке: оформите правильные документы

Источник: журнал «Главбух»

Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно.

Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, Положением о командировках).

Отметим, что с 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется, в основном, по проездным билетам.

Ситуация: нужно ли оплатить расходы на проживание сотрудника, направленного в командировку, за день прибытия в гостиницу. Сотрудник вышел на работу в принимающую организацию на следующий день

Да, нужно. Возмещение расходов по найму жилого помещения является одним из обязательных условий, на которых сотрудник направляется в командировку.

Порядок и размер возмещения таких расходов организация устанавливает самостоятельно (например, коллективным договором или иным локальным актом организации). Это следует из положений статьи 168 Трудового кодекса РФ и пунктов 11, 14 и 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Срок командировки устанавливается руководителем организации.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы.

Обратите внимание

Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки.

Эта дата фиксируется в командировочном удостоверении.

• Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы.
• Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки.
• Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки.

На практике может возникнуть ситуация, когда сотрудник направляется в командировку для работы в другой организации (или подразделении организации). При этом он прибывает в место, в которое командируется, в один день, а на работу в организацию выходит на следующий день.

Например, это возможно, когда поезд или самолет прибывает поздно вечером, поэтому выйти на работу в день прибытия сотрудник не может.

Однако несовпадение дня прибытия с днем выхода на работу не является основанием для отказа в возмещении сотруднику расходов на оплату найма жилья. Поскольку независимо от данных обстоятельств сотрудник находится в командировке по распоряжению руководителя.

Оплата проживания в командировке

Направляя сотрудника в командировку, предприятие обязано произвести оплату его расходов на проезд, проживание, суточных, а также сохранить за командируемым его средний заработок. Существует много нюансов, которые необходимо учесть при съеме жилья для командировочного. Сегодня мы рассмотрим все возможные случаи и расскажем, как проходит оплата проживания в командировке.

Решив направить сотрудника в командировку, руководитель оформляет приказ, где точно указывает цель поездки. Согласно действующему законодательству, регулирующему данный процесс, работодатель обязан произвести возмещение расходов на транспорт, проживание, оплатить суточные и сохранить за сотрудником его средний заработок.

Важно

После окончания командировки работник обязан в течение трех рабочих дней оформить авансовый отчет, где необходимо отразить все произведенные расходы и написать служебную записку. Бухгалтерия на основании полученных документов принимает к учету произведенные расходы.

Однако, если с транспортом все более или менее ясно и принимаются к учету приложенные билеты, то вот на проживание стоит обратить особое внимание.

Похожие записи:

• Нужно ли менять водительское удостоверение при смене фамилии при замужестве в 2023 году
• Чернобыльский отпуск: кому положен и кто оплачивает дополнительные дни отдыха
• Квитанция на оплату госпошлины при закрытии ИП в 2023 году